От 1 юни 2025 г. влизат в сила важни промени в трудовото законодателство – хартиената трудова книжка, с която работодателите са работили десетилетия, се заменя с електронен трудов запис, поддържан от НАП. Това води до нови административни задължения и промени в начина, по който се вписва и подава информация за трудовите правоотношения.
I. Срокове
1 юни 2025 г.:
- Влиза в сила електронният трудов запис за всички работници и служители на трудов договор в частния сектор.
- Работодателите запазват задължението да оформят и върнат хартиената трудова книжка на служителя, като впишат натрупания стаж към 1 юни 2025 г. (с думи и цифри), подпишат и подпечатат (ако разполагат с печат).
- От този момент нататък, в електронното досие ще се вписват само новите обстоятелства – старите записи от хартиената книжка няма да се прехвърлят автоматично.
1 юни 2026 г.:
- Системата обхваща и държавните служители – електронните досиета стават задължителни и за тях.
II. Данни, които се вписват е електронното трудово досие
- Имена и личен идентификатор на служителя
- Идентификатор и име на работодателя
- Код на основната икономическа дейност, в която лицето е заето
- Длъжност и код по националния класификатор
- Начало, промяна и край на договора
- Дата на допълнителни споразумения
- Срок и основание на договор (основен/допълнителен)
- Основно трудово възнаграждение (без допълнителни постоянни надбавки)
- Работно време и стаж – признат, както и непризнат
- Код на населеното място
- Дни платен отпуск по договор, както и използван към датата на прекратяване
- Запорни съобщения
- Обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 КТ
Електронният запис включва повече данни, в сравнение с хартиената книжка. Новостите включват:
- Вписване и актуализиране на платения отпуск
- Текущо деклариране на запори
- Въвеждане на значително повече реквизити при всяка промяна
- По-честа администрация на записи – особено при честа смяна на обстоятелства
Подаването на уведомлението по чл. 62 отпада и се заменя изцяло с вписването в електронния трудов запис, ето защо сроковете са идентични.
- 3 дни – от сключване/промяна на трудов договор
- 7 дни – от прекратяване на трудовото правоотношение
- 10 дни – при промяна на работодателя (чл. 123 и 123а от КТ)
Всички промени/заличаващи данни след тези срокове се извършват единствено с разрешение от Инспекция по труда.
При сключване на трудов договор работодателят е задължен да предостави копие от вписването на началото на трудовото правоотношение по чл. 62, ал. 3, заверено от териториалната дирекция на Националната агенция за приходите.
III. Лица, които имат достъп до информацията
- Работникът/служителят – с персонален идентификационен код от НАП или електронен подпис
- Родителите/настойниците – при непълнолетни служители
- Контролни органи – НАП, ИА ГИТ, ДАНС (при нужда)
- Работодателят – има достъп до записите на свои служители и информация, въведена от предходни работодатели, с изключение на възнаграждението и обезщетенията при предишни работодатели
Работниците имат достъп до историята на всички справки, извършвани от други лица или институции.
IV. Хартиената трудова книжка
- Работодателите са длъжни да я оформят в срок от 1 година, т.е. до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на договора в периода 1.06.2025 – 1.06.2026.
- След това книжката се връща на служителя и не се използва повече за вписвания.
- При загуба – служителят подава заявление в Инспекцията по труда, придружено с документи, доказващи стаж до 1.06.2025 г.
Новата система въвежда по-голяма прозрачност и дигитален контрол върху трудовите отношения, но и повече отговорности за работодателите – особено в административен аспект.
Препоръчваме на всички работодатели:
- Да се запознаят с изискванията към електронните записи;
- Да организират вътрешен процес за навременно подаване на данни;
- Да информират служителите си за нуждата от ПИК или електронен подпис;
- Да оформят своевременно хартиените трудови книжки;