Ab dem 1. Juni 2025 treten bedeutende Änderungen im bulgarischen Arbeitsrecht in Kraft: Das traditionelle papiergebundene Arbeitsbuch, das über Jahrzehnte hinweg von Arbeitgebern genutzt wurde, wird durch einen elektronischen Arbeitsdatensatz ersetzt, der von der Nationalen Agentur für Einnahmen (NAP) verwaltet wird. Diese Umstellung bringt neue administrative Verpflichtungen und Änderungen bei der Erfassung und Übermittlung von arbeitsrechtlichen Informationen mit sich.
I. Fristen
1. Juni 2025
- Der elektronische Arbeitsdatensatz tritt für alle Arbeitnehmer im privaten Sektor mit Arbeitsvertrag in Kraft.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, das bisherige Arbeitsbuch aus Papier auszufüllen und an den Arbeitnehmer zurückzugeben. Dabei muss der bis zum 1. Juni 2025 erworbene Dienstalter (in Worten und Zahlen) eingetragen, unterschrieben und – falls vorhanden – mit einem Stempel versehen werden.
- Ab diesem Zeitpunkt werden nur noch neue arbeitsrechtliche Ereignisse im elektronischen Dossier eingetragen. Frühere Einträge aus dem Papierbuch werden nicht automatisch übernommen.
1. Juni 2026
Das System wird auch auf Staatsbedienstete ausgeweitet – auch für sie werden elektronische Dossiers verbindlich.
II. Daten im elektronischen Arbeitsdossier
Folgende Angaben werden im elektronischen Arbeitsbuch erfasst:
- Name und persönliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
- Name und Identifikationsnummer des Arbeitgebers
- Code der wirtschaftlichen Haupttätigkeit
- Position und Code gemäß nationalem Klassifikationssystem
- Beginn, Änderungen und Ende des Arbeitsvertrags
- Datum zusätzlicher Vereinbarungen
- Vertragsdauer und -grundlage (Haupt- oder Nebenbeschäftigung)
- Grundgehalt (ohne zusätzliche feste Zulagen)
- Arbeitszeit und anerkannte bzw. nicht anerkannte Dienstzeiten
- Ortscode (Gemeindecode)
- Vertraglich geregelter Urlaubsanspruch sowie genommener Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Pfändungsbeschlüsse
- Abfindungen gemäß Art. 222 Abs. 2 und 3 des Arbeitsgesetzbuchs
Der elektronische Arbeitsdatensatz enthält deutlich mehr Informationen als das bisherige Papierbuch. Zu den wichtigsten Neuerungen gehören:
- Erfassung und Aktualisierung des Urlaubsanspruchs
- Laufende Eintragung von Pfändungen
- Erfassung zahlreicher zusätzlicher Angaben bei jeder Änderung
- Häufigere Verwaltung bei wechselnden Umständen
Das bisherige Meldeformular gemäß Art. 62 Arbeitsgesetzbuch (Kódex na truda, КТ) entfällt und wird vollständig durch den Eintrag im elektronischen Arbeitsdatensatz ersetzt. Die Fristen für die Eintragung bleiben gleich:
- 3 Tage – ab Abschluss/Änderung eines Arbeitsvertrags
- 7 Tage – ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- 10 Tage – bei Arbeitgeberwechsel (Art. 123 und 123a KТ)
Nach Ablauf dieser Fristen dürfen Änderungen oder Löschungen nur mit Genehmigung der Arbeitsaufsichtsbehörde vorgenommen werden.
Bei Abschluss eines Arbeitsvertrags ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Kopie des Eintrags über den Arbeitsbeginn gemäß Art. 62 Abs. 3 auszustellen – beglaubigt durch die zuständige regionale Direktion der NAP.
III. Zugriffsberechtigte Personen
Folgende Personen und Institutionen haben Zugriff auf die Daten im elektronischen Arbeitsdossier:
- Der Arbeitnehmer – über einen persönlichen Identifikationscode der NAP oder mit qualifizierter elektronischer Signatur
- Eltern oder Vormunde – bei minderjährigen Beschäftigten
- Kontrollbehörden – NAP, Arbeitsaufsicht (GIT), Staatliche Agentur für nationale Sicherheit (DANS), sofern erforderlich
- Der aktuelle Arbeitgeber – kann die Datensätze seiner eigenen Mitarbeiter sowie Informationen früherer Arbeitgeber einsehen, jedoch ohne Einblick in frühere Gehälter oder Abfindungen
Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wer Einsicht in ihre Daten genommen hat – alle Abfragen durch Dritte werden dokumentiert.
IV. Das papiergebundene Arbeitsbuch
- Arbeitgeber sind verpflichtet, das Arbeitsbuch bis spätestens 1. Juni 2026 ordnungsgemäß auszufüllen – oder früher, wenn das Arbeitsverhältnis zwischen dem 1. Juni 2025 und dem 1. Juni 2026 endet.
- Danach wird das Buch dem Arbeitnehmer übergeben und nicht mehr für neue Einträge genutzt.
- Bei Verlust des Arbeitsbuchs kann der Arbeitnehmer einen Antrag bei der Arbeitsaufsichtsbehörde einreichen – inklusive aller Nachweise für den bis zum 1. Juni 2025 erworbenen Dienstalter.
Im Ergebnis lässt sich sagen, dass das neue System für das elektronische Arbeitsdossiers für mehr Transparenz und digitale Kontrolle im Arbeitsverhältnis sorgt, bedeutet aber auch mehr Verwaltungsaufwand für die Arbeitgeber.
Unsere Empfehlungen für Arbeitgeber:
- Machen Sie sich frühzeitig mit den Anforderungen der elektronischen Aufzeichnung vertraut
- Richten Sie interne Prozesse für die fristgerechte Datenübermittlung ein
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Notwendigkeit eines persönlichen Identifikationscodes (PIK) oder einer elektronischen Signatur
- Füllen Sie die papiergebundenen Arbeitsbücher rechtzeitig und korrekt aus