In Fällen einer Geschäftsreise oder Dienstreisen zur Aus- oder Weiterbildung im Ausland hat der bulgarische Arbeitgeber das Recht, einseitig zu entscheiden, welcher Angestellter wohin und für welchen Zeitraum entsandt wird. Während dieser Zeit erhält der Arbeitnehmer Tages-, Reise- und Übernachtungsgeld (ausser seinem Gehalt). Es wird zur Verfügung gestellt, um die Unannehmlichkeiten zu kompensieren, die bei der Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben ausserhalb des Arbeits- oder Wohnorts entstanden sind.

Die Entsendung von Arbeitnehmern ins In- und Ausland ist in Bulgarien in den folgenden Gesetzen und Verordnungen geregelt: Arbeitsgebetzbuch (verkürzt AGB), Verordnung über die Dienstabkommandierung und Weiterbildung ins Ausland (verkürzt VDWA) und im Verordnung über die Entsendung ins Inland (verkürzt VAI).

Hauptanforderungen und Voraussetzungen bezüglich der Entsendung

Im Art. 121 AGB sind die Hauptanforderungen bezüglich der Entsendung geregelt, nämlich:

1. Der Arbeitgeber darf einen Arbeitnehmer ohne dessen Zustimmung nicht länger als 30 Tage auf eine Dienstreise senden.
2. Die Entsendung, die länger als 30 Tage dauert, fordert die schriftliche Zustimmung des Arbeitsnehmers.
3. Wenn die Entsendung länger als 30 Tage dauert, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer für die Dauer der Dienstreise zumindest die gleichen Mindestarbeitsbedingungen vereinbaren, die in der Regel für Arbeitnehmer/Angestellten, die dieselbe oder ähnliche Arbeit in dem Empfangsland ausüben, gelten.
4. Die gesamte Zeitdauer aller Auslandsdienstreisen einer entsandten Person aus seinem Fachbereich, darf nicht mehr als 180 Tage für ein Kalenderjahr sein.
5. Die Kombination einer Dienstreise oder Spezialisierung mit einer Privatreise ist nicht zulässig.

Entsendungsverfahren

Der Arbeitnehmer wird auf Dienstreise aufgrund einer vorläufigen schriftlichen Anordnung des Arbeitgebers entsandt.

Ausnahmsweise (in Fällen, in welchen die Entsendung sofort erforderlich ist) kann ein Arbeitnehmer lediglich auf eine mündliche Anordnung des Arbeitgebers die Dienstreise antreten. Spätestens drei Tagen nach der Abreise muss der Arbeitgeber eine schriftliche Anordnung (Art. 8 Abs. 1 und 2 der Verordnung über Dienstreisen im Land) für die Entsendung erlassen.

Alle Unternehmen haben nun die Möglichkeit, einen Reiseauftrag für das Inland elektronisch zu erteilen, aber für Reisen ins Ausland ist weiterhin ein Reiseauftrag in Papierform erforderlich.
Der Pflicht, den schriftlichen Entsendungsauftrag zu beglaubigen, zu datieren und abzustempeln, wurde abgeschafft.
Diese Änderung gilt nur für die Fälle, in denen die Anordnung auf Papier ausgestellt wird. Wenn der Arbeitgeber es für angemessen hält, besteht die Möglichkeit, in der Anordnung ausdrücklich vorzuschreiben, dass eine Unterschrift, ein Datum und ein Stempel eines bevollmächtigten Beamten am Ort der Entsendung erforderlich sind.
Das Erfordernis des Stempels des Unternehmens auf dem Entsendungsauftrag wurde ebenfalls abgeschafft, gilt aber weiterhin für die Staatsunternehmen.

Die Bestandteile einer Anordnung sind wie folgt

1. Die Benennung des Unternehmens bzw. der Behörde, welche eine Person auf Dienstreise, bzw. Weiterbildung entsendet;
2. Grundlage der Entsendung;
3. Angaben der entsendeten Person;
4. Anfangsdatum, Angabe der Dauer der Entsendung oder Weiterbildung in Kalendertagen, einschließlich Dauer der Einreise, die Ruhe- und die Feiertage;
5. Das Land und der Ort, wohin der Arbeitnehmer auf Dienstreise oder zum Zweck einer Weiterbildung entsandt wird;
6. Finanzielle Bedingungen der Dienstreise oder Weiterbildung - Reisekosten, Tagekosten, Übernachtungskosten, Pass-, Visums- und alle andere Gebühren und Ausgaben und die Art deren Begleichung;
7. Die Aufgabe die auf Dienstreise oder den Zweck einer Weiterbildung;
8. Art der Transportmittel und Reiseroute;
9. Der Vorgesetzte, der die Dienstreise oder die Weiterbildung des Arbeitnehmers angewiesen hat;
10. Andere Umstände, die im Zusammenhang mit den Dienstreisebedingungen oder den Weiterbildungsbedingungen stehen.
11. Angaben zur Person, Position und Unterschrift der Person, die Dienstreiseanordnung angewiesen hat, sowie Stempel des Amts bzw. des Unternehmens.
12. Angabe des Amts/Unternehmens, das die Dienstreisekosten übernimmt.

Welche von den Verpflegungs-, Reise- und Übernachtungskosten können seitens des Unternehmens als Geschäftsausgaben steuerlich anerkannt werden?

I. Fahrtkosten
Bei Entsendung von Arbeitnehmern oder Angestellten ins Inland trägt der Arbeitgeber die Fahrtkosten für die Hin- und Rückreise für die Erfüllung des Auftrags, einschließlich Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel. Im der Dienstreiseanordnung bestimmt der Arbeitgeber das Verkehrsmittel. Gemäß den ab dem 24.03.2023 eingeführten Neuerungen wird bei Reisen im Inland mit einem privaten Kraftfahrzeug ein Reisegeld in Höhe des Wertes des verbrauchten Kraftstoffs für eine kombinierte Reiseart – Stadt- und Landverkehr gezahlt und nicht wie bisher unter der vom Hersteller angegebenen wirtschaftlichsten Reiseart.

Wenn der Arbeitnehmer ins Ausland auf Dienstreise entsandt wird, belaufen sich die Reisekosten auf den tatsächlich ausgegebenen Geldbetrag für die Fahrt auf den kürzesten Weg oder auf die sparsamste Route gemäß der Dienstreiseanordnung. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Erstattung der Kosten für ein Flugticket, wenn die Reise mit einem Economy-Class-Ticket in dringende Fälle voraussichtlich nicht möglich ist. Vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer mit eigenem Auto oder mit dem Dienstwagen fährt, trägt der Arbeitnehmer die Kosten im Wert von 50 % des Flugs für die gleiche Strecke oder den Wert des Kraftstoffs, das laut Herstellerangaben am günstigsten für die Strecke möglich ist. Als Fahrtkosten gelten auch Autobahn- und Parkgebühren.

Die Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel im Ausland zählen zu dem Verpflegungsgeld. Falls jedoch die Ausgaben für den Transfer vom Flughafen zum Entsendungsort 30 % des Verpflegungsgeldes überschreiten, dann übernimmt der Arbeitgeber die Kosten dafür.

Bei Dienstreisen im In- und Ausland steht keins oder verringertes Fahrtgeld zu, wenn die entsendete Person das Recht auf kostenfreie oder ermäßigte Beförderung hat.

II. Tages- und Verpflegungsgeld
Laut Art. 19 Abs. 1 der Verordnung über die Entsendung im Inland übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung, die auf BGN 40 (ca. 20 €) pro Tag festgesetzt sind, wenn der Arbeitnehmer am Entsendungsort übernachtet.

Wenn die Person ihre dienstlichen Aufgaben während des grössten Teils der Arbeitszeit in einer anderen Siedlung verbringt, ohne zu übernachten, wird hierfür Tagesgeld in Höhe von 50 Prozent (BGN 20 pro Tag) des Betrags nach Abs. 1 gezahlt. Für die Tage, an denen die entsandte Person für Berichte, Recherchen und anderes an ihren ständigen Arbeitsplatz zurückkehrt, wird kein Tagesgeld gezahlt.

Auch die Tagegelder im Ausland sind ab dem 24.03.2023 erhöht worden, für Deutschland zum Beispiel beträgt es jetzt 56 Euro statt bisher 35 Euro.

Ausführliche Informationen über Tagegelder und Unterkunftszuschüsse für alle Länder finden Sie in Anhang 2 der VERORDNUNG ÜBER GESCHÄFTSREISENDE ABTEILUNGEN UND SPEZIALISTEN IM AUSLAND.

Wenn die den Entsendeten annehmende Partei einen Teil von den Ausgaben übernimmt, wird das Tagesgeld wie folgt verringert: 35 % für Mittagsessen, 35 % für Abendessen und 30 % für andere Ausgaben.

Das Tagesgeld wird für 30 Kalendertage in vollem Umfang ausgezahlt. Wenn der Arbeitnehmer für mehr als 30 Kalendertage Tage auf Dienstreise entsandt wird, wird das Tagesgeld mit 25 % im Vergleich zu der Höhe der im Anhang Nr. 2 der VAWA vorgegebenen Tagespauschale verringert.

Die Unternehmensleiter können andere als die in Anhang 2 genannten Tagesgeldbeträge festsetzen. Übersteigen sie das Doppelte dieses Betrags, so ist die Differenz Sozialabgaben- und steuerpflichtig.

Die Leiter der Amten und Unternehmen können die Übernachtungskosten in tatsächlichen Beträgen bezahlen, jedoch nicht höher als das Doppelte des in Anhang Nr. 2 angegebenen Betrags, im Falle der Teilnahme an internationalen Grossveranstaltungen und unter der Voraussetzung, dass eine Einladung von den Organisatoren vorgelegt wird, die Informationen über die angebotenen Preise des Hotels für die Teilnehmer enthält.

Hat sich der Entsandte an einem Tag in zwei oder mehr Ländern aufgehalten, so wird das Tagegeld für das Land gezahlt, in dem sich der Entsandte länger aufgehalten hat.

Die Unternehmen sind verpflichtet, die entsandten Personen für die Zeit der Dienstreise ins Ausland krankenversichern zu lassen.

Im Krankheitsfall bekommt der Entsandte Verpflegungsgeld für die Tage in welchen er aufgrund seines Gesundheitszustandes seine Arbeitspflichten nicht nachkommen konnte oder aus diesem Grund nicht die Möglichkeit hatte an seinen ursprünglichen Arbeitsort zurückzukehren (so Art. 24 Abs. 1 der VAI).

Wenn der Arbeitnehmer im Krankenhaus zur Behandlung aufgenommen wird, steht ihm kein Verpflegungsgeld zu. Wird der Arbeitnehmer für einen längeren Zeitraum als 30 Tage entsandt, hat er einen Anspruch darauf, dass er einmal pro Monat während Wochenend- oder Feiertage zu dem Ort, der üblicherweise sein Arbeitsort darstellt, zurückzukehren. Für die Tage erhält er kein Tagesgeld.

III. Übernachtungskosten
Wenn der Arbeitnehmer ins Inland auf Dienstreise entsandt wird, werden ihm die Übernachtungskosten im Entsendungsort in voller Höhe (inkl. Gebühren und Steuern) gegen Vorlage eines Nachweises, erstattet, jedoch nicht länger als für eine Nacht, gem. dem aktualisierten Anhang Nr. 2 der VERORDNUNG ÜBER ABORDNUNGEN UND SPEZIALISTEN IM AUSLAND genehmigt wurde.

Keine Übernachtungskosten werden dem entsendeten Arbeitnehmer ausgezahlt, wenn er oder seine Familie in dem Entsendungsort über kostenfreie staatliche oder kommunale Übernachtungsmöglichkeit verfügen und auch in dem Fall, dass er im Krankenhaus zur Behandlung eingewiesen wurde.

Wenn die Entsendung im Ausland stattfindet, werden die Kosten nach Anhang Nr. 2 der VDWA bestimmt.

Bei einer Entsendung in mehr als ein Land kann die entsandte Person die Mehrausgaben der Übernachtungskosten in einem Land durch Ansparen der Übernachtungskosten in einem anderen Land ausgleichen (Art. 27 der VDWA).

IV. Bericht und Kontrolle
Laut Art. 29 Abs. 1 der VAI muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber innerhalb der 3 Tagen nach Rückkehr von der Entsendung einen Bericht über die geleistete Arbeit vorlegen. Die Leiter sind verpflichtet innerhalb von 5 Tagen danach ihre Stellungnahme dazu zu äußern.

Gemäß Art. 38, Abs. 1 des VDWA, der Bericht über die ausgegebenen Währungen nach einem vom Finanzminister genehmigten Muster ausgefüllt und muss von der enstandten Person der Finanzabteilung innerhalb von 14 Tagen nach der Rückkehr vorgelegt werden.

Ausnahmsweise in den Fällen, in denen der Bericht nach Abs. 1 sich auf die Entgegennahme von Urkunden und die Beitreibung von Währung aus dem Ausland bezieht, kann der Leiter des Amtes oder des Unternehmens eine längere Frist als die Frist nach Abs. 1 angeben, aber nicht mehr als 3 Monate.

In dem Bericht sollten auch Unterlagen vorhanden sein, die die Ausgaben belegen. In der VAWA sind die Unterlagen bestimmt, die diese als Nachweis der Ausgaben angenommen werden. Das Verpflegungsgeld wird nach dem tatsächlichen Aufenthalt und Dauer der Reise ausgerechnet, wobei diese nach Daten aus dem Passport (Stempel und ähnliche) als Beweis für die Ein- und Ausreise gelten. In den Fällen, in denen kein notwendig Passport war, gilt jedes andere Transportdokument als Beweismaterial.

Die Übernachtungskosten werden mit Hilfe von einem von dem Hotel erstellten Dokument nachgewiesen. Die Gebühren bezüglich der Teilnahme an Kongressen, Konferenzen, Symposien usw. werden mit von den Veranstaltern erstellten Unterlagen bestätigt. Zusätzlich wird ein Bericht über ausgegebene Fremdwährung nach dem vom Finanzminister bestimmten Muster innerhalb von 14 Tagen ab Rückkehr vorgelegt.

V. Steuerliche Anerkennung der Reisekosten in Bulgarien

Um die bezahlte Reise- und Übernachtungskosten steuerlich anerkannt zu sein, müssen diese durch einen Hauptbuchhaltungsbeleg (Rechnung, Protokoll, Bordkarte, oder Quittung über bezahlte Autobahngebühre- und sonstige Gebühre, Reisebuch) nachgewiesen werden.

Laut Art. 33 des Körperschaftsteuergesetzes werden folgenden Ausgaben für Fahrtkosten und Aufenthalt von natürlichen Personen anerkannt, wenn die Fahrt bzw. Aufenthalt in Verbindung mit der Tätigkeit der steuerverpflichteten Person stehen:

1. Die Fahrt- und Aufenthaltskosten von natürlichen Personen, die mit der steuerlich verpflichteten Person einen Arbeitsvertrag haben und im Arbeitsverhältnis mit der letzteren stehen, einschließlich Geschäftsführer, Mitglieder der geschäftsführenden Organe oder solchen der Kontrollorgane derselben;
2. Ausgaben von Unternehmer für Fahrt und Aufenthalt - die Reisekosten des Unternehmers (natürlichen Person) werden steuerlich anerkannt. Die Reisekosten der Personen, die im Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmer stehen oder von ihm beauftragt worden sind, werden ebenfalls steuerlich als Ausgabe anerkannt. Die Ausgaben für Fahrt und Aufenthalt der Aktionäre und Gesellschafter, wenn in ihrer Eigenschaft als solche tätig sind, werden steuerlich nicht anerkannt.