В случаите на служебна командировка или командировка с цел обучение или специализация в чужбина, работодателят има правото едностранно да реши кой служител да бъде командирован, къде и за какъв период, като за това време на служителя или работника се полагат дневни, пътни и квартирни пари (освен трудовото му възнаграждение), с цел да бъде компенсиран за неудобствата понесени в изпълнение на поставените задачи, извън мястото на работата или местоживеенето.

Основните нормативни актове, които уреждат командироването в страната и чужбина, са Кодексът на труда, Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ) и Наредбата за командировките в страната (НКС)

Основни изисквания и условия при командироването

В чл. 121 от Кодекса на труда са регламентирани основните изисквания при командироването, а именно:

1. Работодателят не може да командирова работник или служител за повече от 30 последователни календарни дни без негово съгласие.
2. Командироване за срок, по-дълъг от 30 календарни дни, се извършва само с писмено съгласие на работника или служителя.
3. В случай, че срокът на командироване е по-дълъг от 30 календарни дни, работодателят и служителят трябва да уговорят за срока на командировката поне същите минимални условия на работа, каквито са установени за работниците и служителите, изпълняващи същата или сходна работа в приемащата държава.
4. Общата продължителност на всички командировки в чужбина на едно командировано лице от ведомствата за една календарна година не може да превишава 180 дни.
5. Не се разрешава съчетаване на командировка или специализация с частно пътуване.

Ред за командироване

Командировките се извършват въз основа на предварително издадена писмена заповед.

При особени обстоятелства, когато се налага незабавно заминаване, командироването може да се извърши и по устно нареждане на командироващия, който в 3-дневен срок е длъжен да издаде писмена заповед (чл. 8, ал.1 и ал.2 от Наредбата за командировки в страната).

Предприятия вече имат възможност да издават заповед за командировка в страната в електронен формат, но за командировка в чужбина остава изискването за издаване на хартиен носител.

Отпадна изискването за заверяване, датиране и подпечатване на писмената заповед за командироване в страната

Тази промяна е само за случаите, когато заповедта е издадена на хартия. Ако работодателят прецени, има възможност за изрично изискване в заповедта, че е необходима заверка с подпис, дата и печат от оправомощено длъжностно лице на мястото на командировка.

Отпадна и изискването за печат на предприятието върху заповедта за командировка, но това изискване остава все още валидно за бюджетните предприятия.

Основните компоненти, които трябва да се съдържат в заповедта за командироване са изрично упоменати в наредбите и в най-общи случаи са следните:

1. Наименование на ведомството или предприятието, което командирова или изпраща на специализация;
2. Основание за издаване на заповедта;
3. Имената на командированото лице или на лицето, което се изпраща на специализация, месторабота и длъжност;
4. Началната дата и продължителност на командировката или специализацията в календарни дни, включително дните за пътуване, почивните и празничните дни;
5. Държава и населено място, в което се командирова или изпраща на специализация лицето;
6. Финансови условия на командировката или специализацията - пътни, дневни и квартирни пари, паспортни, визови и други такси и разходи за служебен багаж и начина за тяхното уреждане;
7. Задача на командированото лице или на лицето, изпратено на специализация;
8. Вид на транспортните средства и маршрут;
9. Ръководител, предложил командировката или специализацията;
10. Други обстоятелства, свързани с конкретните условия на командировката или специализацията;
11. Име, длъжност и подпис на лицето, издаващо заповедта, и печат на ведомството или предприятието;
12. Наименование на ведомството или предприятието, за чиято сметка са разходите за командировка.

Какви са допустимите пътни, дневни, квартирни и други разходи.

I. Пътни пари
При командироване на работници и служители в страната се заплащат пътни пари за отиване до мястото на изпълнение на поставената задача и обратно, като се включват и разходите за ползване на обществен транспорт в рамките на населеното място, където е командировано лицето. В заповедта командироващата страна определя вида на използвания транспорт. Според въведените новости от 24.03.2023г., когато пътуването в страната се осъществява с лично моторно превозно средство се изплащат пътни пари равни на стойността на изразходваното гориво за комбиниран режим на движение – градско и извънградско, не както до сега по най-икономичния режим на движение посочено от производителя.

В случаите, при които се командироват служители в чужбина, пътните разходи са в размер на действително извършените разходи, съгласно заповедта за командировка по най-краткия или икономически най-изгодния маршрут. При използване на самолет командированите лица имат право на билет икономична класа, освен при изпълнение на неотложни задачи, когато пътуването с билет икономична класа е обективно невъзможно. При пътуване с личен или служебен автомобил пътните разходи са в размер на 50% от стойността на самолетния билет за тази дестинация за покриване на транспортните разходи по най-изгодната тарифа или равностойността на изразходваното гориво по най-икономичния разход, определен от производителя на ползваното превозно средство. В пътните разходи при командировки в чужбина се включват и съпътстващите такси за платени магистрали и паркинг за автомобила.

Средствата за вътрешен градски транспорт при командировките в чужбина се включват в полагащите се дневни пари. В случаите, когато разходите за трансфер от летището до населеното място на командировката са повече от 30% от дневните пари, тогава тези разходи са за сметка на командироващата страна, която поема разходите.
При командировки в страната или в чужбина не се полагат пътни пари или се признават в намален размер, ако командированото лице има право на безплатен транспорт или ползва някакво намаление.

II. Дневни пари

Съгласно чл. 19, ал. 1 от НКС на командирования, когато остава да нощува в мястото на командировката, се заплащат дневни пари в размер на 40 лв. за всеки ден от командировката. Когато лицето изпълнява служебните си задължени през по-голямата част от работното време в друго населено място без нощуване, се изплащат дневни пари в размер 50 на сто (20 лв. на ден) от размера по ал. 1. За дните, през които командированият се е завърнал в постоянната си месторабота за доклади, проучвания и други, дневни пари не му се изплащат.

Дневните в чужбина също са с увеличен размер от 24.03.2023, като за Германия например са вече 56 евро вместо досегашните 35 евро.

Подробна информация за полагащи се дневни и квартирни пари за всички страни ще откриете в Приложение № 2 от НАРЕДБА ЗА СЛУЖЕБНИТЕ КОМАНДИРОВКИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ В ЧУЖБИНА.

Ако приемащата страна поема част от разходите дневните пари се намалят в следното съотношение: за обяд – 35%, за вечеря – 35% и други разходи – 30%.

Пълният размер на дневните пари при командировки се изплаща до 30 последователни календарни дни. За дните над тях дневните пари се намаляват с 25% от размерите, определени в приложение № 2.

Ръководителите на предприятия могат да определят размери на дневните пари, различни от определените в приложение № 2, които ако превишават двойния им размер, следва разликата да бъде обложена с осигуровки и данък.

Ръководителите на ведомства и предприятия могат да изплащат квартирни пари по фактически размери, но не по-високи от двойния размер на определените в приложение № 2, при участие в големи международни прояви и при условие, че е представена покана от организаторите, съдържаща информация за цените, предлагани от хотелите за участниците.

Когато в един ден командированото лице е престояло в две или повече държави, дневни пари се изплащат за тази държава, в която командированото лице е престояло по-дълго време.

Ведомствата и предприятията задължително застраховат командированите лица с медицинска застраховка за времето на командировката в чужбина.

Съгласно чл. 24, ал.1 от НКС командированият, който е заболял по време на командировката, получава дневни пари за цялото време, през което здравното му състояние не позволява да изпълнява възложената задача или да се завърне в постоянното си място на работа.

Когато заболелият постъпи на лечение в болнично заведение, дневни пари не се заплащат (чл. 24, ал.2 от НКС).
Когато едно лице е командировано за повече от 30 календарни дни в страната му е разрешено един път месечно през някой от почивните и празничните дни да се завръща в мястото на постоянната си работа. За тези дни не му се заплащат дневни пари.

III. Квартирни пари

При командировки в страната на командирования се заплащат квартирни пари за нощуване в мястото на командировката в размер на действително платените (вкл. за данъци и такси) срещу представен документ, издаден по установения ред, но не повече от утвърдената сума за една нощувка съгласно обновеното Приложение № 2 от НАРЕДБА ЗА СЛУЖЕБНИТЕ КОМАНДИРОВКИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ В ЧУЖБИНА.

Квартирни пари не се заплащат, когато е ползвана безплатна държавна или обществена квартира, когато командировката е в населеното място, където живее командированият или семейството му, и в случая по чл. 24, ал. 2 от НКС.

IV. Отчетност и контрол
Съгласно чл. 29, ал. 1 от НСК в 3-дневен срок след завръщането си от командировка командированото лице е длъжно да представи отчет за извършената работа. Ръководителите са длъжни в 5-дневен срок да вземат становище по отчета.

Съгласно чл. 38, ал.1 от НСКСЧ Отчетът за изразходваната валута по образец, утвърден от министъра на финансите, се представя от командированото лице в звеното за финансово-стопански дейности в 14-дневен срок от завръщането.

(2) По изключение в случаите, когато отчитането по ал. 1 е свързано с получаване на документи и възстановяване на валута от чужбина, ръководителят на ведомството или предприятието може да определи срок, по-дълъг от срока по ал. 1, но не повече от 3 месеца.

Отчетът се базира на документи, оправдаващи извършените от командирования разходи. В НСКСЧ се предвиждат най-общо редът и видът на отчетните документи. Така дневните пари се отчитат съобразно фактическия престой в страните и времето на пътуването по данни от печатите и отметките в задграничния паспорт за влизане и излизане. В случай на липса на такива печати и отметки се приемат данните от транспортния документ.

Квартирните пари се отчитат с документ, издаден от съответния хотел. Таксите за правоучастие на командированото лице в конгреси, конференции, симпозиуми и други се отчитат с документ, издаден от организаторите. В допълнение към отчетните документи, изброени най-общо по-горе, командированото лице трябва да представи и отчет за изразходваната валута (по образец, утвърден от министъра на финансите) в 14-дневен срок от завръщането си от командировка.

V. Данъчно признаване

За да бъдат данъчно признати, изплатените пътни и квартирни пари трябва да бъдат документално обосновани чрез първичен счетоводен документ (фактура, протокол, бордна карта, разписка или квитанция за платени магистрални и други такси, пътен лист, пътна книжка).

Съгласно чл. ЗЗ от ЗКПО за данъчни цели се признават следните счетоводни разходи за пътуване и престой на физически лица, когато пътуването и престоят са извършени във връзка с дейността на данъчно задължено лице:
1) разходите за пътуване и престой на физически лица, които са в трудови правоотношения с данъчно задълженото лице или са наети от него по извънтрудови правоотношения, включително на управители, членове на управителни или контролни органи на данъчно задълженото лице;
2) разходите, извършени от едноличен търговец за пътуване и престой на:

• физическото лице - собственик на предприятието на едноличния търговец, и
• лицата, които са в трудови правоотношения с едноличния търговец или са наети от него по извънтрудови правоотношения.

Не се признават за данъчни цели счетоводните разходи за пътуване и престой на акционерите или съдружниците, когато те извършват пътуването и престоя в качеството си на акционери или съдружници.