Според раздел III, чл. 12, ал 1 от Закона за счетоводството счетоводната информация като цяло следва да се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
- ведомости за заплати – 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- всички останали носители на счетоводна информация – три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
В досега действащия Закона за счетоводството документите за данъчен контрол следваше да се съхраняват до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи.
Тази промяна доведе и до промяна в чл. 38 от ДОПК, която е в сила от месец февруари 2016 г. Беше добавена нова разпоредба в чл. 38, ал.3 от ДОПК, която отговаря на все по-често задавания въпрос, в какъв срок да се съхранява счетоводната документация в електронен формат.
До сега можеше по тълкувателен път да се стигне до отговора на този въпрос. С новата промяна вече няма съмнение, че задължените лица, които съхраняват и/или създават своята счетоводна документация в електронен вид, независимо от съхранението й на друг носител, следва да я съхраняват за следните периоди:
- ведомости за заплати - 50 години;
- счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- всички останали носители - 5 години.
Следва да се подчертае, че тази регламентация за съхранението на създадената в електронен вид информация от задължените лица е независима от разпечатките и от водене на счетоводството на хартиен носител, както и достъпа до този вид информация. Следователно създадената и получена в електронен вид информация от задължените лица следва да се съхранява в законоустановените в ДОПК срокове в същия вид, независимо от това, че може да е била разпечатана на хартиен носител. Когато счетоводната информация е създадена и получена в електронен вид, тогава данъчните органи при проверки и ревизии ще имат право да изискват достъп до тази счетоводната информация в нейния първоначален вид.
Неминуемо прави впечатление, че увеличения от 5 на 10 години срок за съхраняване на документи за данъчен контрол в Закона за счетоводството не е бил отразен по същия начин в чл. 38 от ДОПК, където е запазен стария срок от 5 години за съхранението им.
Тъй като Закона за счетоводството се явява специален закон спрямо ДОПК, то относно различната регламентация на срока за съхраняване на документите за данъчен контрол, която съгласно ДОПК е 5 години, а съгласно ЗСч. е 10 години, може да приемем, че ЗСч. стеснява приложното поле на ДОПК и допълнително регулира с по-дълъг срок тези съществени за счетоводната отчетност видове документи.