Извършването на посредническа дейност по наемане на работа е уредено в Закона за насърчаване на заетостта (глава VI, чл. 26, 27, 27а, 28, 29) и издадената въз основа на него Наредба за условията и реда за извършване на посредническа дейност по наемане на работа.

Посредническата дейност по наемане на работа включва предоставяне в съвкупност или поотделно на посреднически услуги по:

1. информиране и/или консултиране на търсещите работа лица и на работодателите;
2. психологическо подпомагане на търсещите работа лица;
3. насочване към обучение на възрастни;
4. насочване и подпомагане за започване на работа, включително в друго населено място в страната или в други държави.

Посредническата дейност се изразява в оказване съдействие на търсещите работа лица и на работодателите, предлагащи работни места, с цел сключване на договор за наемане на работа.

За извършването на посредническа дейност по заетостта е необходима успешна регистрация в Агенцията по заетостта, след която Министърът на труда и социалната политика или упълномощено от него длъжностно лице издава на заявителя удостоверение за регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа, което се вписва в регистър. Списъкът на посредниците с валидно удостоверение е публикуван на Интернет – страницата на Агенцията по заетостта.

За регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа могат да кандидатстват физически (ЕТ) и/или юридически лица (лица, които имат право да предоставят посреднически услуги по заетостта съгласно българското законодателство, законодателството на друга държава - членка на Европейския съюз, или на друга държава - страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство, или на Конфедерация Швейцария, когато са установени в Република България и са регистрирани по Закона за насърчаване на заетостта). Процесът на регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа на лица, регистрирани по българското законодателство, започва с подаването на заявление за регистрация. Заедно с това лицата, кандидатстващи за регистрация като посредник, трябва да отговарят на следните условия:

1. да нямат парични задължения към държавата или към общината по смисъла на чл. 162, ал. 2 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, установени с влязъл в сила акт на компетентен орган, освен ако е допуснато разсрочване или отсрочване на задълженията, или парични задължения, свързани с плащането на вноски за социалното осигуряване – липсата на задължения се установява с удостоверение от общината и Националната агенция по приходите, което се прилага към заявлението за регистрация;
2. не са обявени в несъстоятелност;
3. не са в производство по ликвидация;
4. нямат наложени административни наказания за нарушения по Закона за насърчаване на заетостта (чл. 81, ал. 1 или 2, чл. 28, ал. 1 и 3, и ал. 7, т. 2 – липса на регистрация в Агенцията по заетостта или извършване на посредническа дейност и услуги в нарушение на изискванията за осъществяване на дейността, липса на сключен посреднически договор с лицата, търсещи работа и работодателите, при събиране пряко или косвено на такси или други плащания от страна на търсещите работа или наетите на работа лица) в период три години преди датата на кандидатстване за регистрация;
5. членовете на управителните и/или контролните органи на юридическите лица:
   а) не са лица с налагани наказания за нарушения по Закона за насърчаване на заетостта (чл. 81, ал. 1 или 2, чл. 28, ал. 1 и 3, и ал. 7, т. 2) в период три години преди датата на кандидатстване за регистрация;
   б) не са били членове на управителни и/или контролни органи на лица, на които са налагани наказания за нарушения по Закона за насърчаване на заетостта (чл. 81, ал. 1 или 2, чл. 28, ал. 1 и 3, и ал. 7, т. 2) в период три години преди датата на кандидатстване за регистрация.
6. да притежават диплома за завършено средно или висше образование, а когато заявителят ще извършва дейност по набиране на персонал, зает в сферата на морския транспорт – доказателство за стаж не по-малко от 3 години в областта на морския транспорт;

Към заявлението за регистрация лицата, регистрирани по българското законодателство, прилагат:

1. копие от документа за регистрация или единен идентификационен код съгласно чл. 23 от Закона за търговския регистър;
2. документи, удостоверяващи обстоятелствата по липсата на парични задължения към държавата или към общината по смисъла на чл. 162, ал. 2 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, към датата на подаване на заявлението;
3. уникален идентификационен номер за вписване в регистъра по чл. 10, ал. 1, т. 2 от Закона за защита на личните данни, воден от Комисията за защита на личните данни (регистрацията като администратор на лични данни в КЗЛД се осъществява чрез попълване на формуляри относно лицето, което ще обработва лични данни, и относно регистрите, които ще бъдат поддържани. Кандидатстващите за регистрация като администратори на лични данни трябва да отговарят на определени изисквания според Закона за защита на личните данни и издадената въз основа на него Наредба № 1 от 30 януари 2013 г. за минималното ниво на технически и организационни мерки и допустимия вид защита на личните данни. Важно е лицата да обмислят предварително подробно регистрите с данни, които имат намерение да поддържат, и как точно ще осъществяват защитата на личните данни, намиращи се в тях, тъй като глобите при нарушаване на законодателството в областта на защитата на лични данни достигат до 100 хил. лв. Формулярите за регистрация могат да бъдат попълнени на хартиен носител или в електронната система, намираща се на сайта на КЗЛД. В последния случай е необходимо представянето на потвърдителен лист, попълнен онлайн в КЗЛД на хартиен носител (при входиране по пощата е необходима и нотариална заверка), или подписването му с електронен подпис. Производството пред КЗЛД след входиране на необходимите документи трае 14 дни. Администраторите на лични данни, които са подали коректно попълнени документи или са изпълнили задължителните предписания, се вписват в КЗЛД в „Регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри с лични данни“ с уникален идентификационен номер;
4. нотариално заверени копия на документи за завършено средно или висше образование на физическото лице или на представляващия юридическото лице по и на наетите лица, които ще извършват посредническа дейност по наемане на работа, а за посредническа дейност в областта на морския транспорт – нотариално заверено копие на документ, доказващ не по-малко от 3 години трудов стаж в областта на морския транспорт на представляващия юридическото лице или физическото лице.

Министърът на труда и социалната политика или упълномощено от него длъжностно лице се произнася по заявлението и по приложените към него документи в срок 14 дни от датата на получаването им.

Ако заявлението и/или приложенията към него не отговарят на изискванията, заявителят се уведомява писмено да отстрани констатираните непълноти и/или неточности в срок 14 дни от датата на получаване на уведомлението. В случаите, когато се налагат допълнителни проучвания и/или съгласувания с други институции, срокът за регистрация може да бъде удължен, но с не повече от 14 дни, за което заявителят се уведомява писмено.

Министърът на труда и социалната политика или упълномощено от него длъжностно лице издава на лицата удостоверение за регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа. Удостоверението се издава по образец и се вписва в регистър. Съгласно чл. 11, ал. 2 от горепосочената наредба в регистъра се вписват:

1. регистрационният номер;
2. наименованието на лицето, извършващо посредническа дейност;
3. адресът на управление;
4. адресът на офиса;
5. името на представляващия лицето;
6. териториалният обхват и видът на извършваните посреднически услуги;
7. други.

Удостоверението се издава след заплащане на такса, определена с тарифа на Министерския съвет, и представяне на документ за извършен превод по банков път. Таксата се заплаща в срок до 14 дни от датата на уведомяването на заявителя, че тя е дължима. Според Тарифа за таксите, събирани за регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа по Закона за насърчаване на заетостта за регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа в Република България, включително за издаване на удостоверение за регистрация, се събира такса в размер 380 лева, за регистрация за извършване на посредническа дейност по наемане на работа в други държави и на моряци, включително за издаване на удостоверение за регистрация, се събира такса в размер 670 лева. Това означава, че ако лицето ще извършва посредническа дейност на територията на Република България и на територията на други държави, то тогава се заплащат и двете такси, макар и заявлението за регистрация да е едно.

С цел да се уеднакви практиката в България с възприетата в другите страни членки на Европейския съюз през 2014 г. бяха прието изменения на Закона за насърчаване на заетостта, в резултат на които отпадна изискването да се регистрират договорите с чуждестранни работодатели, сключени чрез посреднически фирми. Според Европейската комисия задължението за регистрация на посредническите договори, сключени с чуждестранни работодатели, ограничава свободата на установяване и на свободно предоставяне на услуги.

Според чл. 14 от Наредбата посредникът може да прекрати посредническата си дейност по своя инициатива след писмено уведомяване на Агенцията по заетостта. Прекратяването се извършва чрез заличаване от регистъра и връщане на удостоверението за регистрация в Агенцията по заетостта в срок 14 дни от уведомяването. Посредникът уведомява писмено работодателите и търсещите работа лица, с които има сключени договори, за прекратяването на дейността си.