Съществуват няколко типа разходи, които не са пряко свързани с икономическата дейност на дружеството, но за които сме задължени да внасяме данък, независимо от финансовия резултат на фирмата. Тези разходи се групират в три основни направления:
- представителни
- социални
- разходи, свързани с активи предоставени за лично ползване
Тези три вида разходи подлежат на облагане с т.нар. „Данък върху разходите“.
I. Същност
Представителни разходи
Представителни са разходите, свързани с дейността, които се извършват за представителни и развлекателни цели, като разходи за посрещане, престой и изпращане на гости и делегации, разходи за нощувки, консумация на храна и напитки, организиране на делови срещи, тържества, развлекателни мероприятия, екскурзии, както и напитки като кафе и вода за персонала на фирмата.
Социални разходи
От гледна точка на Закона за Корпоративното Подоходно Облагане (ЗКПО) социални са разходите, извършени от работодателя във връзка със задоволяването на социално-битовите потребности на работниците и служителите. Най-често срещаните са разходите, свързани с организирано хранене на служителите, осигуряване на транспорт от местожителството до местоработата и обратно, осигуряване на достъп до бази за краткотраен и дълготраен отдих, физическа култура, спорт, туризъм и други физически и културни занимания. Социалните разходи в натура включват и разходи за допълнително доброволно осигуряване, за доброволно здравно осигуряване и за застраховки „Живот“, както и разходи за ваучери за храна.
Предоставени активи за лично ползване
Друг тип разходи са тези, свързани с предоставяне на собствени или наети активи за лично ползване от лицата заети по трудови правоотношения, договори за управление и контрол, както и самоосигуряващите се лица, полагащи личен труд. Закона за корпоративното подоходно облагане разделя тези активи на три категории:
- превозни средства
- недвижимо имущество
- други (мобилни телефони, компютри и др. тип техника)
III. Документална обоснованост
Съществено условие за признаването на тези разходи, е те да бъдат документално обосновани. Относно документалната обоснованост на представителните разходи, законодателят дава възможност те да бъдат документирани само с фискален бон, без да е необходимо издаването на фактура за тях. По отношение на разходите свързани с лично ползване на транспортни средства, освен първичните счетоводни документи, трябва да водим и пътни листа, с цел доказуемост на декларираното от нас съотношение на личното ползване спрямо използването за независимата икономическа дейност.
Когато е налице документална обоснованост, всички разходи, които сме обложили с данък върху разходите, както и самият данък, са признати за данъчни цели. В противен случай тези суми ще се третират като данъчно непризнати и ще формират данъчна постоянна разлика, т.е. с размера на документално необоснования разход се увеличава финансовия резултат и се облага с корпоративен данък.
III. Данъчно третиране по ЗКПО
1. Данъчно третиране на представителни разходи по ЗКПО
С данък върху разходите ще се облагат само представителните разходи, които са свързани с дейността на данъчно задълженото лице. Ако извършен от предприятието представителен разход, не е относим към дейността на предприятието, разходът не се облага с данък, а се квалифицира като положителна данъчна постоянна разлика, с която се увеличава счетоводния финансов резултат при определяне на данъчния финансов резултат. Данъчната основа за определяне на данъка върху представителните разходи свързани с дейността, са начислените за календарната година представителни разходи. Към данъчната основа за облагане се включва и начисления върху разходите Данък върху добавената стойност (ДДС), тъй като при представителните разходи не е налице правото на приспадане на данъчен кредит. Данъчната ставка за облагане на представителните разходи е 10%. Срокът за деклариране и плащане на данъка върху представителните разходи е до 31 март на следващата година с подаването на годишната данъчна декларация на дружеството.
2. Данъчно третиране на социалните разходи по ЗКПО
За да подлежат на признаване от гледан точка на ЗКПО социалните разходи трябва да бъдат предоставяни в натура. Социалните разходи, предоставени в натура се облагат с данък върху разходите в размер на 10%.
Начисленият данък върху социалните разходи се отчита като разход за дейността и не подлежи на последващо данъчно регулиране при определяне на облагаемия резултат за данъчната година. Данъкът върху разходите е окончателен.
Начинът на извършване на социалните разходи в предприятието може да се дефинира по ред и начин, определен от ръководството на предприятието.
Данъчната основа при облагане на социалните разходи е превишението на разходите за социални дейности над реализираните приходи от същите дейности за един календарен месец, т.е. данъчната основа не е брутната сума на извършените разходи, а техният нетен размер.
Основните социални разходи, предоставяни от работодателите се облагат както следва:
А) Социалните разходи за вноски (премии) за допълнително социално осигуряване и застраховки „Живот“ – съгласно чл. 208 от ЗКПО данъчната основа за облагането е превишението на тези разходи над 60 лв. месечно за всяко едно наето лице, когато данъчно задължените лица нямат подлежащи на принудително изпълнение публични задължения към момента на извършване на разходите.
Б) Социални разходи под формата на ваучери за храна - съгласно чл.209 от ЗКПО не се облагат с данък социалните разходи в размер до 60 лв. месечно, предоставени под формата на ваучери за храна на всяко наето лице. За тази цел трябва да са налице следните условия:
- договореното основно месечно възнаграждение на лицето в месеца на предоставяне на ваучерите е не по-малко от средномесечното договорено основно възнаграждение на лицето за предходните три месеца;
- данъчно задълженото лице няма подлежащи на принудително изпълнение публични задължения към момента на предоставяне на ваучерите;
- ваучерите са предоставени на данъчно задълженото лице от лице, получило разрешение за осъществяване на дейност като оператор от министъра на финансите въз основа на конкурс;
В) Социални разходи за транспорт на наетите лица от местоживеенето до местоработата - съгласно чл. 210 от ЗКПО, разходите за транспорт от местоживеене до месторабота и обратно на работниците и служителите и лицата, наети по договори за управление и контрол не се облагат с данък върху разходите
За да бъдат признати социалните разходи за данъчни цели те трябва да отговарят на две важни условия:
- трябва да са достъпни до всички служители на фирмата, които работят по трудов договор и договор за управление, включително лицата, които са по майчитнство или са във временна нетрудоспособност;
- социалните разходи трябва да бъдат в натура.
Социални разходи, които не са предоставени в натура и са налице парични взаимоотношения между работодателя и служителя се облагат като доход на физическите лица, получатели на тези облаги, при условията и по реда на Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ);
Данъчната ставка за облагане на представителните разходи е 10%. Срокът за деклариране и плащане на данъка върху представителните разходи е до 31 март на следващата година с подаването на годишната данъчна декларация на дружеството.
3. Данъчно третиране на разходите свързани с активи предоставени за лично ползване
След измененията в ЗДДС, уреждането на облагането на личното ползване на фирмени активи намери своето отражение и в Закона за корпоративното подоходно облагане. С ДВ, бр.75 от 27.09.2016 г. бяха обнародвани промени, с които се въведе още един данък върху разходите за служебни активи, предоставени за лични нужди, т. нар. данък върху разходите в натура, по-известен като „данък уикенд“.
След въвеждането на „данък уикенд“ от началото на 2016 г., един от основните въпроси беше дали личното ползване на служебни активи следва да се облага като доход в натура на физическите лица, ползващи активите.
Съгласно чл. 215а от ЗКПО, данъчната основа за определяне на данъка върху разходите, е сумата на разходите в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, за календарната година.
За различните видове активи данъчната основа се определя както следва:
А) превозни средства:
разходите се отнасят към личното ползване, като общият размер на всички разходи, свързани с превозното средство, се умножи:
1. по съотношението:
- между изминатите за лично ползване километри и общите изминати километри от съответното превозно средство, или
- между часовете на лично ползване на превозното средство и общите часове на използване на превозното средство, или
- по 50 на сто.
Б) недвижимо имущество
При определяне на данъчната основа за разходите в натура, свързани с недвижимо имущество, когато те не могат да бъдат разпределени чрез измерване, разходите се отнасят към личното ползване, като общият размер на всички разходи, свързани с недвижимото имущество, се умножи по съотношението:
- между площта, използвана за лично ползване, и общата площ на съответното недвижимо имущество, или
- между часовете на лично ползване на съответното недвижимо имущество и общите часове на използване на недвижимото имущество.
Данъчната основа на разходите свързани с други активи, е 20 на сто от общия размер на всички разходи, свързани със съответния актив, освен ако данъчно задълженото лице не обоснове документално друг размер на основа.
Данъкът върху разходите е със ставка 10% и се декларира и внася с годишната данъчна декларация, подавана от данъчно задълженото лице и се внася до 31 март на следващата година.