Наредба № 18 от 2006г. определя условията, реда и начина на работа с фискални устройства, сервизното обслужване, експертизите и контрола. Изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин.
Наредба № 18 засяга всички фирми, опериращи на територията на България, които приемат плащания в брой и използват касови апарати, софтуер за управление на продажбите и интегрирани автоматизирани системи за продажба.
Последните промени, обнародвани в Държавен вестник през 2019г., са свързани с отчитането на продажбите в търговските обекти, с въвеждането на изисквания към софтуерите за тяхното управление, изисквания за лицата, които извършват продажби чрез онлайн магазини, както и нови правила за всички разпространители, производители и ползватели на СУПТО.
Съкращения на основните понятия, които се използват в Наредбата:
ФУ – фискално устройство (касов апарат);
ИАСУТД – Интегрирана Автоматизирана Система за Управление на Търговската Дейност (софтуер, функционално приравнен на ФУ);
УНП – уникален номер на продажба;
СУПТО - Софтуер за Управление на Продажбите в Търговски Обект;
КЛЕН – контролна лента на електронен носител;
ЕСФП – Eлектронна система с фискална памет (служи за регистриране и отчитане оборотите от продажби на течни горива) ;
ДФО – дневен финансов отчет
Основни промени в Наредба № 18, обнародвани на 29.03.2019г.
- Възможност за електронен фискален бон за търгуващите чрез електронен магазин: Електронната касова бележка може да се генерира изцяло в електронен вид и да се изпрати по имейл на потребителя, без отпечатване на хартия;
- Нови правила при продажбите: свързаност на СУПТО с ФУ (автоматично отпечатване на касова бележка) – след последните промени вече не е допустимо продажбите да се въвеждат отделно в СУПТО и отделно да се отпечатва касова бележка;
- Отпадане на задължението за водене на книга за дневен финансов отчет (ДФО), в която ежедневно се съхраняват ДФО на ФУ – относно лицата, които ползват ФУ за отчитане на продажбите си. Задължението се запазва по отношение на бензиностанциите, ползващи електронни системи с фискална памет (ЕСФП) ;
- Генериране на уникален номер на продажба (УНП): всяка поръчка се оформя като отделна продажба с генериран УНП, като всеки фискален бон съдържа един номер на УНП – при наличие на множество УНП се издават множество фискални бонове;
- Правила за вписване и заличаване в списъка на електронните магазини в интернет страницата на НАП;
- Въвеждане на нова забрана относно служебните бонове: при извършване на продажба и за направени клиентски поръчки се забранява тяхното издаване. Служебни бонове вече могат да се издават само в изрично предвидени случаи. (Служебният бон няма счетоводна стойност. Единственото му предназначение е да се използва за служебни цели на търговския обект. Ако получите служебен бон, а не фискална касова бележка, това е сигурен знак за укриване на оборот);
- Предаване на данни до НАП на всеки 5 минути, считано от часа на регистрация на фискалното устройство/ИАСУТД, от всички фискални/системни бонове, издадени и записани в КЛЕН, в този времеви интервал;
- Възможност за отчитане с касови бележки от кочан при неизправност на СУПТО;
- Нови изисквания към СУПТО в търговските обекти, а именно:
- Задължителна свързаност с ФУ;
- Уникален номер на продажба, генериран от софтуера, който се отпечатва на фискалния бон
- Не се допускат корекции в данните за приключени продажби (с изключение на: анулиране – при промени в данните за продажба, която не е приключена и сторниране – когато се налага корекция след приключване на продажба);
- Конфигурация на „одиторски профил“ – осигурен достъп до софтуера с права за четене;
- Експорт на данни в структуриран вид. - Изисквания за електронните търговци за подаване на информация до НАП относно електронния магазин, чрез който извършват продажби
Срокове по Наредба № 18
- Регистрираните по ДДС лица, които не използват софтуер за управление на продажби (с изключение на лицата, ползващи ЕСФП и ИАСУТД) трябва да сменят или модифицират (чрез производители/вносители на фискални устройства), използваните от тях фискални устройства до 31 март 2019 г., а нерегистрираните по ДДС лица, които не използват софтуер за управление на продажби и лицата, използващи ЕСФП трябва да сменят или модифицират (чрез производители/вносители на фискални устройства), използваните от тях фискални устройства до 30 юни 2019 г. ;
- Ползвателите на ИАСТУД трябва да приведат дейността си в съответствие с изискванията на Наредба №18 до 31 декември 2019 г. ;
- Всички търговци, използващи софтуер за управление на продажбите - независимо дали са или не са регистрирани по ЗДДС, трябва да сменят или модифицират касовите си апарати и да приведат използвания от тях софтуер в съответствие с нормативните изисквания до 30 септември 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използваните от тях софтуери в търговските обекти в срок до 30 ноември 2019 г. От 1 октомври 2019 г. софтуерът следва да управлява всички фискални устройства, намиращи се в търговския обект. Информацията към НАП се подава с квалифициран електронен подпис чрез е-услуга, достъпна в портала на НАП ;
- От 1 октомври 2019 г. бензиностанциите следва да посочват данни за размера на ДДС, акциз, покупна и продажна цена на горивата във всяка касова бележка ;
- Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на фискални устройства, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма в срок до 30 септември 2019 г., а лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТД е до 31 декември 2019 г. Издадените удостоверения за регистрация на тези лица са валидни до 30 септември 2019 г., съответно до 31 декември 2019 г. ;
- Изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин са в сила от 29 декември 2018 г. Лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин към тази дата подават информация за това в срок до 29 юни 2019 г.