Настоящата статия има за цел да разясни новите изменения при представяне на определени документи в рамките на Европейския съюз и по-специално изискванията при представяне на официален документ в държава членка на ЕС, издаден от органите на друга държава членка. Статията разглежда и възможността за издаване на т.нар. многоезични стандартни удостоверения, които се прилагат към официалните документи.
I. Правна уредба
Правната уредба на тези въпроси се съдържа в Регламент (ЕС) 2016/1191 на Европейския парламент и на Съвета от 06.07.2016 г. за насърчаване на свободното движение на гражданите чрез опростяване на изискванията за представяне на някои официални документи в Европейския съюз и за изменение на Регламент (ЕС) № 1024/2012. Този регламент се прилага на територията на държавите членки, считано от 16.02.2019 г.
Целта на правната уредба е да се гарантира свободното движение на хора в рамките на Съюза чрез опростяване на изискванията за представяне в държава членка на официалните документи, издадени в друга държава членка. Трябва да се направи уточнение, че настоящият регламент въвежда опростени изисквания, но не забранява на лицата да се възползват от други системи за определяне на изискванията - например между държавите членки продължава да действа Хагската конвенция от 1961 г. за апостила. С променените изисквания на практика редът, предвиден в Конвенцията за апостила, ще се приложи само при желание на лицето. Националните органи следва за в бъдеще да указват на лицето, че съгласно предвидения в регламента ред не е необходимо представяне на апостил, ако официалният документ попада в обхвата на регламента и лицето възнамерява да го представи в друга държава членка на ЕС.
II. Обхват на регламента
Съгласно чл. 2 от регламента уредбата обхваща официални документи, които касаят основно въпроси на гражданското състояние на лицата: например актове за раждане, за сключен граждански брак, за развод, за смърт, за произход, за осиновяване, също и актове, удостоверяващи, че лицето е живо. Регламентът включва и документите, свързани с регистриране на партньорствата, с удостоверяване на съдебното минало, с местоживеенето и/или местопребиваването на лицата, както и с въпроси относно тяхното гражданство и име. В обхвата на регламента влизат и документи, които се изискват от определена държава членка спрямо пребиваващи в нея граждани на друга държава членка при гласуване на избори за Европейски парламент или общински избори.
Регламентът не се прилага относно документи, издадени от органи на трета държава, както и относно паспорти или лични карти.
По смисъла на регламента официалните документи включват както документи, издадени от компетентен правораздавателен орган на държава членка, така и административни, дипломатически и консулски документи, нотариални актове и официални удостоверявания по отношение на частни документи, включително и документи с нотариална заверка на подписите.
III. Изисквания относно процедури по легализация и представяне на заверени копия
Опростяването на изискванията за представяне на официалните документи се състои основно в две направления. Първото от тях е отпадането на необходимостта от легализация или поставяне на апостил върху официалния документ. Това е съществена промяна, доколкото извършването на подобни удостоверителни действия изисква време и допълнителни разходи, които на практика отпадат с новите правила на регламента. Второто направление касае опростяване на изискванията да се представят наред с официалния документ заверени копия от него. Съгласно регламента в случай че органите на държава членка изискват представяне на официален документ в оригинал, издаден от органите на друга държава членка, не е необходимо да се представя и заверено копие от същия документ, т. е. достатъчно е да се представи единствено оригиналът на документа. Регламентът обхваща и случаи, когато органите на държава членка предвиждат възможност да се представи заверено копие на документа. В тези случаи същественото улеснение за гражданите е, че органите на тази държава членка са длъжни да приемат заверено копие, издадено в която и да е друга държава членка на ЕС. На практика това означава, че заверените копия на документи, направени в една държава членка, могат да се ползват напълно безпрепятствено и във всички останали държави членки без необходимост от вторични удостоверявания.
IV. Представяне на преводи на официални документи
Регламентът съдържа и правила относно представянето на преводи към официалните документи и по-специално урежда случаите, когато не се изисква наличието на превод. Единият случай е документът да е съставен на официалния език на държавата членка, където той се представя, а ако държавата членка има няколко официални езика-на един от официалните езици в конкретното място в държавата, където се представя документът. Превод не се изисква и за документи, съставени на език, за който държавата членка изрично е заявила, че го приема. Вторият случай, при който превод на документа не се изисква, е налице, когато съответният документ е придружен с т.нар. многоезично стандартно удостоверение, за което ще стане дума по-нататък в статията. Това обаче не е достатъчно, необходимо е конкретният държавен орган да прецени, че съдържащата се в това удостоверение информация е достатъчна, за да може документът да се обработи и без наличието на превод.
Важно е да се посочи, че в останалите случаи, когато се изисква представяне и на превод, регламентът предвижда още едно улеснение-завереният превод, извършен в една държава членка от квалифицирано за това лице, се признава във всички останали държави членки без необходимост от извършване на повторни преводи.
V. Многоезични стандартни удостоверения
Последната съществена новост, която се съдържа в регламента, касае издаването на многоезичните стандартни удостоверения. За тях са характерни следните особености: най-напред те се издават само по искане на лицето, което има право да получи официалния документ. Тези удостоверения се прилагат към официалните документи и нямат самостоятелна правна стойност, което означава, че лицето не може самостоятелно само въз основа на тях да удостовери гражданското си състояние, а е необходимо да представи и официалния документ. Целта на тези удостоверения е да се използват за улеснение на превода на документа. Това личи и от тяхното предназначение-те могат да се използват само в държава членка, различна от държавата членка, където са издадени.
Удостоверенията се състоят от три части: стандартна част, която важи за всички държави членки и се съдържа като образец в приложения към регламента; специфична част, в която отделните държави членки могат да определят свои специфични полета, предназначени да отразяват съдържанието на официалния документ, към който се прилага удостоверението; многоезичен глосар на стандартните заглавия на полета и на специфичните за всяка държава членка заглавия на полета на всички официални езици на институциите на Съюза. Характерното за полетата, в които се попълва информацията, е че регламентът изисква информацията в тях да е едновременно на два езика: езика на държавата членка, където е издадено удостоверението, и езика на държавата членка, където предстои да се представи официалният документ.
Може да се направи извод, че новите изисквания в рамките на ЕС са в максимална степен опростени от допълнителни действия по легализация и преводи на документи, като целта е в крайна сметка да се спестят време и разходи на гражданите на ЕС с оглед тяхното свободно движение на територията на Съюза.