„Електронен магазин“ е софтуер, достъпът до който се осъществява през интернет при използване на уеб-браузер или мобилно приложение и чрез който се извършва продажба на стоки/услуги посредством сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите, като се предоставя възможност за избор от клиента на стоки/услуги чрез потребителска кошница или по друг начин, както и за предоставяне на информация за контакт с купувача, адреса на доставчика и метода на плащане.

Продажбите на електронния магазин се третират като продажби по „договор от разстояние“.

1. Същност на е-магазина като обект на счетоводно отчитане

Електронният магазин може да се разглежда:

• от гледна точка на маркетинга;
• с оглед спецификата на неговата търговска дейност;
• като витрина на офлайн магазин, представена чрез интернет, която може да приема заявки за покупки на стоки/услуги, с посочени цени в каталог.

Освен това следва да отбележим, че системата дава възможност на клиента да използва различни способи за разплащане и да направи избор за начина, по който да му бъде доставена стоката.

От техническа гледна точка е-магазинът може да са представи като многофункционален програмен модул, вграден в уебсайт, с цел продажби на стоки, услуги и продукция чрез интернет.

Има и редица други определения на е-магазина, но нашата цел е да го класифицираме от гледна точка на и в зависимост от начина на придобиване, собствеността, вида на продажбите, начина на разплащане и вида на стоките, които предлага. Всеки от тези „показатели“ може да се раздели на други съставни части относно: вида на проекта, вида разплащане, вида брандове стоки и т.н..

При сравнителен анализ на един офлайн магазин и един е-магазин (онлайн магазин) ще видим някои предимства на последния. Това ще ни насочи към изискванията на организацията за отчитане. Не бива да се пропуска една тенденция, която се появява напоследък – съчетаване на онлайн магазин с офлайн магазин (известната верига магазини на „Амазон“ например). Голямото разнообразие на е-магазините е от значение за организацията на синтетичното и аналитичното отчитане, а разграничаването на офлайн и онлайн дейността – от значение за документооборота, за разпределението на общите разходи, ползване на гаранции и пр.

2. Отчитане на разходите по организация на дейността на е-магазина

При отчитане на разходите за тази дейност на е-магазините трябва да се имат предвид следните отчетни обекти:

• Изграждане на уникално софтуерно решение – то трябва да стане съобразно характерните особености на е-магазина. Общоприето е, че за да се създаде и да функционира ефикасно един е-магазин, той трябва да съдържа четири основни елемента, които са свързани помежду си, а именно: електронна витрина, система за поръчки, система за разплащане и система за доставки.
  Разходите по тези четири модула формират цената на придобиване на елин програмен продукт, който можа да се отчита като дълготраен нематериален актив. Този актив се отчита по правилата на СС 38 – Нематериални активи, и чрез сметките от група 21 "Дълготрайни нематериални активи", респективно сметка 214 "Програмни продукти", или друга сметка от група 21, ако уебсайтът е нает. Този актив се амортизира според приетата амортизационна политика на предприятието, като може да се извършват последващи разходи за него чрез модернизация или подобрение, като при това се отчита дали уебсайтът е собствен или нает.
  По този въпрос има и друго мнение: след като сайтът се използва като „витрина“, то разходите за него би следвало да се извършват като текущи разходи за реклама. Софтуерът може да се отчита като дълготраен амортизируем актив от ІV категория по реда на чл. 55 ЗКПО.
  Кой подход ще приеме и прилага предприятието, е въпрос на неговата счетоводна политика. Считаме, че от технологична гледна точка е-магазинът е многофункционален програмен продукт, който би следвало да се отчита като дълготраен нематериален актив и да се амортизира според прилаганата от предприятието амортизационна политика.

• Закупуване на сайт – същият е базиран на готов софтуер. Следва да се отчита като дълготраен нематериален актив, с всички присъщи действия за амортизиране, подобрения и поддържане, съобразно приетите насоки в счетоводната политика.
• СААС решение – модерно решение, подходящо за малките и средните предприятия. Издържа се на абонамент с месечна такса, а таксата се отчита като текущ приход по сметка 703 "Приходи от продажби на услуги".
• Разходи за домейн, за хостинг, за съдържанието на уебсайта – въпросът за тези разходи възниква при създаване на е-магазин и е в зависимост от използването на съответните системи. Възприето е тези разходи да се отчитат като текущи разходи по сметките от група 60 "Разходи по икономически елементи", но има изключения, при които разходите се капитализират – когато има намерение проектът да се продава или разходите са част от изграждането на проект за е-магазин. Ако съдържанието на уебсайта е свързано с реклама на стоки, следва да се отчитат текущи разходи за реклама. Освен това, ако се извършват разходи за обновление и търсачки, за текущ преглед и анализ на работата на сайта, те също следва да се отчитат като текущи разходи.

3. Разходи за търговската дейност

Тук попадат следните видове разходи:

• разходи за експедиране, транспортиране и получаване на поръчаните стоки от клиентите. За изпълнение на тези задачи е-магазинът може да ползва своя собствена транспортна мрежа, да ползва услуги на куриерска служба, да изпраща поръчките по пощата и прочее. При изпълнението на тези дейности са особено важни две неща: да се получават поръчките в срок от клиентите и действията, свързани с доставките, да се извършват по възможно най-ефективен начин, надлежно документирани, като при необходимост могат да се разграничават от разходите за офлайн магазин (ако собственикът на е-магазин има и такъв) или да се разпределят между него и онлайн магазина правилно. В крайна сметка е важно как ще се формира цената на доставката. Би било полезно в правилата на счетоводната политика да се включат правила за разпределение на общите разходи. Тези разходи обикновено се отчитат като текущи разходи чрез сметка 602 "Разходи за външни услуги";
• разходи за маркетингови услуги, които бихме могли да групираме в няколко групи: за активност на сайта, за платена реклама, за дългосрочни маркетингови активности – оптимизиране за търсачки, разходи за РR, разходи за изграждане на онлайн репутация, активност в социалната мрежа. Тези разходи се отчитат като текущи чрез сметките от група 60 "Разходи по икономически елементи", като се документират с договори, сметки, фактури, отчети и пр. При този вид разходи има плащания към физически лица и следва да се внимава при прилагането на Законa за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ), удържането на данък върху дохода и изпълнение на всички изисквания от собственика на е-магазина като осигурител;
• разходи за маркетинг. Тук попада специфичната форма на сътрудничество между търговци, които продават онлайн, от една страна, и собственици на сайтове, наричани уебмастъри, от друга страна, които поместват на сайтовете си връзки към сайтовете на търговците. За тези услуги търговците заплащат на уебмастърите определена сума, фиксирана за всеки получен клиент, или в процент от реализираните продажби. В практиката има трети лица, които набират по този начин клиенти и така се формира цяла „афилиейт мрежа“. Тази мрежа може да посредничи между търговците и лицата от афилиейт мрежата. За тези услуги плащанията са разход за търговците и приход за афилиейтите.
• КликБанк е онлайн платформа, където се продават информационни продукти и се създават партньорски програми за продуктите. По този начин се насърчават продажбите в онлайн магазини на конкретен търговец. Ако се реализират обороти чрез платформата, търговците й заплащат комисиона, която отчитат като текущ разход;
• разходи за рекламации и гаранционно обслужване. Препоръчително е те да се отчитат по видове стоки и услуги.

4. Отчитане на приходите от продажби

Търговската дейност на е-магазините може да се определи като „разносна търговия“. Поръчаната стока може да се достави чрез собствена транспортна мрежа или чрез куриерска служба, или чрез пощите.

Когато поръчката се предава чрез куриерска служба на куриера, а той я предава на получателя, със стоката се издава фактура (с ДДС) и касов бон, ако плащането е в брой – гаранционна карта. Клиентите на е-магазините, в голямата си част, са физически лица, които не изискват фактура (чл. 113, ал. 6 ЗДДС). Проблемът е как ще се защитят интересите на получателите, ако има рекламация и необходимост от гаранционно поддържане.

Подходяща форма за разплащане, за да се защитят интересите на получателите е методът за доставка чрез наложен платеж. Тази форма заема все по-голям обем от разносната търговия. Последните промени в ЗДДС (чл. 118) и в Наредба № Н-18 улесняват допълнително отношенията с получателите, като създават възможност касовият бон да се генерира в електронен вариант без хартиен носител, като се изпраща също по електронен адрес на получателя. Така се избягват различия по доставката, сторно на касовия бон и издаване на нов за точната сума и пр.

Наложеният платеж е приравнен на разносна търговия (вж. писмо № 243-45-58 от 19.02.2008 г. на НАП), тъй като извършва доставки на стоки и услуги извън територията на търговския обект, по поръчка. Наложеният платеж не попада в изключенията по чл. 3 на Наредба № Н-18/2006 г. и следователно трябва да се издава касов бон за всяка продажба в брой, който бон да се предава на получателя на поръчката чрез куриерската служба. Промените на чл. 118 ЗДДС и в Наредбата дават възможност да се издава/генерира касов бон дори и когато при изпълнение на поръчката не е ясно как ще става плащането.

5. Разплащания с клиенти

За улеснение на клиентите е-магазините прилагат различни форми на заплащане от тях на поръчаните стоки, като: частично предплащане окончателно плащане при доставката, разсрочено плащане, лизинг. Освен това плащането може да бъде: в брой, с наложен платеж, с банков превод, онлайн банкиране, дебитни и кредитни карти и пр. Подробната аналитична отчетност, свързана с приходите, е условие за поддържане добри финанси и добри отношения с клиентите. В някои държави отделни търговски предприятия приемат криптовалута, но нито една държава не е узаконила такава валута. Вече се наброяват над 200 вида криптовалути. От операции с нея може много и бързо да се спечели, но и много да се загуби. Трябва внимателно да се оперира. Има възможност и за разплащане чрез „платформи“. Такава твърде известна е платформата „РауРаl“. Тя има безспорни предимства за бързина и евтини разноски при транзакциите, с голяма сигурност. По въпроса за характера на системата може да се види становище на НАП с изх. № 24-35-8/1 от 31.05.2017 г.

Данъчни аспекти

Известно е, че е-магазините работят с голям диапазон от стоки и услуги. Това определя по-широкия кръг от нормативни актове, които се ползват и трябва да се познават и прилагат.

Така например трябва да се получат по съответния ред разрешителни за търговия със стоки, за които се прилагат режими; е-магазинът да се регистрира по съответна капиталова форма на Търговския закон; фирмата да се регистрира по ЗДДС (задължително или по избор); да се направи регистрация при продажба на сребърни и златни бижута; или да се извади разрешително за продажба на алкохол и тютюневи изделия, и т. н.

Е-магазинът трябва задължително да публикува на страницата си в интернет информация за сключване на договор, формиране на цена, връщане на стока, ползване на гаранция и прочее, във връзка със Закона за защита на потребителите.

При осъществяване на дейността си е-магазинът трябва да има предвид и точно да спазва разпоредбите на чл. 118 от ЗДДС, както и на чл. 3, чл. 25, чл. 52м, чл. 52н от Наредба № Н-18 от 2006 г.