Wir werden regelmäßig von Arbeitgebern mit Fragen zur Ausstellung einer A1-Bescheinigung bei der Entsendung von Arbeitnehmern in andere Länder der Europäischen Union angesprochen. Welche Voraussetzungen gelten für die Ausstellung, welche Unterlagen müssen bei der Nationalen Steuerbehörde (NAP) vorgelegt werden und welche Folgen hat eine Ablehnung?
Um diese Fragen zu beantworten, muss zwischen den Vorschriften zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit innerhalb der EU und den nationalen Vorschriften zur Entsendung sowie zu den Arbeitsbedingungen im Aufnahmeland unterschieden werden.
Was ist die A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung bescheinigt, welche nationalen Rechtsvorschriften im Bereich der sozialen Sicherheit für eine bestimmte Person während eines bestimmten Zeitraums gelten. Sein Hauptzweck besteht darin, festzustellen, in welchem Land die obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind, wenn eine Person in mehr als einem Land einer Erwerbstätigkeit nachgeht oder vorübergehend außerhalb des Landes arbeitet, in dem sie normalerweise versichert ist. Die Regeln zur Bestimmung der anzuwendenden Rechtsvorschriften sind in der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit und in der Verordnung (EG) Nr. 987/2009, die das Verfahren zu ihrer Anwendung festlegt, geregelt.
Ein Grundprinzip dieser Verordnungen ist, dass für eine Person in der Regel die Rechtsvorschriften eines einzigen Mitgliedstaats gelten. Damit soll vermieden werden, dass eine Person gleichzeitig mehreren Sozialversicherungssystemen unterliegt und doppelte Versicherungspflichten entstehen. Es ist wichtig zu beachten, dass die A1-Bescheinigung keine Arbeitserlaubnis darstellt. Ihre Ausstellung befreit den Arbeitgeber nicht von der Verpflichtung, die geltenden Vorschriften bezüglich der Entsendung, der Entlohnung, der Arbeitsbedingungen und der Unterrichtung der zuständigen Behörden im Aufnahmestaat einzuhalten.
Unter welchen Voraussetzungen wird bei einer Entsendung eine A1-Bescheinigung ausgestellt?
Die wesentlichen Voraussetzungen für die Beibehaltung der Sozialversicherungsvorschriften des Entsendestaats bei der vorübergehenden Entsendung eines Arbeitnehmers oder Angestellten in einen anderen Mitgliedstaat sind in Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 festgelegt. Gemäß dieser Bestimmung kann eine Person, die in einem Mitgliedstaat als Arbeitnehmer im Auftrag eines Arbeitgebers tätig ist, der dort gewöhnlich seine Tätigkeit ausübt, und die von diesem Arbeitgeber in einen anderen Mitgliedstaat entsandt wird, um dort in seinem Namen eine Tätigkeit auszuüben, kann weiterhin den Rechtsvorschriften des ersten Staates unterliegen, sofern die vorgesehene Dauer der Tätigkeit 24 Monate nicht überschreitet und die Person nicht entsandt wird, um eine andere entsandte Person zu ersetzen.
Damit diese Regelung Anwendung findet, müssen mehrere grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. Zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer muss ein tatsächliches Arbeitsverhältnis bestehen, das während der Dauer der Entsendung aufrechterhalten bleibt. Der Arbeitgeber muss gewöhnlich eine wesentliche Tätigkeit in dem Staat ausüben, aus dem er den Arbeitnehmer entsendet, und die Entsendung muss vorübergehend sein und darf nicht zum Zweck der Vertretung einer anderen entsandten Person erfolgen. Die Tatsache, dass das Unternehmen in Bulgarien registriert ist, reicht für sich genommen nicht aus. Bei der Beurteilung werden die tatsächliche Tätigkeit des Arbeitgebers, die Arbeitsorganisation und die übrigen relevanten Umstände berücksichtigt. Die Verordnung Nr. 987/2009 legt ausdrücklich fest, dass zu prüfen ist, ob der Arbeitgeber in dem Staat, in dem er ansässig ist, über rein interne Verwaltungstätigkeiten hinaus eine wesentliche Tätigkeit ausübt.
Entsendung neu eingestellter Arbeitnehmer
Eine A1-Bescheinigung kann auch für einen Arbeitnehmer ausgestellt werden, der unmittelbar vor seiner Entsendung in einen anderen Mitgliedstaat eingestellt wurde. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 können die Entsendungsvorschriften auch auf eine Person angewendet werden, die zum Zweck der Entsendung in einen anderen Mitgliedstaat eingestellt wurde, sofern unmittelbar vor Arbeitsbeginn bereits die Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, auf sie Anwendung fanden.
Es ist nicht erforderlich, dass die Person eine bestimmte Mindestzeit in Bulgarien gearbeitet hat. Der EuGH geht davon aus, dass es nicht notwendig ist, dass die Person unmittelbar vor der Einstellung in Bulgarien sozialversichert war; auch andere Umstände können von Bedeutung sein, beispielsweise ihr gewöhnlicher Wohnsitz in Bulgarien. Folglich reicht der bloße Abschluss eines Arbeitsvertrags unmittelbar vor der Entsendung nicht aus, aber es ist auch nicht erforderlich, dass die Person zuvor eine bestimmte Zeit lang für den bulgarischen Arbeitgeber gearbeitet hat. Es müssen die konkreten Umstände geprüft werden, um festzustellen, ob die Person zum maßgeblichen Zeitpunkt dem bulgarischen Recht unterlag.
Wie wird der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung gestellt?
Bei der Entsendung eines Arbeitnehmers ist das Formular OKD-236 einzureichen, das sowohl einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung als auch eine Mitteilung an die zuständige Behörde gemäß Artikel 15 der Verordnung Nr. 987/2009 darstellt. Bei Personen, die gewöhnlich als Arbeitnehmer in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind, wird das Formular OKD-237 verwendet, das dem Verfahren gemäß Artikel 16 der Verordnung Nr. 987/2009 entspricht.
Die Unterlagen können elektronisch über die elektronischen Dienste der Nationalen Steuerbehörde (NAP) mit qualifizierter elektronischer Signatur, über das System für sichere elektronische Zustellung (SSEV) sowie in Papierform gemäß den geltenden Vorschriften eingereicht werden. Beim Ausfüllen des Formulars ist es wichtig, den anwendbaren Fall korrekt zu bestimmen, da sich die Vorschriften für eine vorübergehende Entsendung gemäß Art. 12 von denen für die gewöhnliche Ausübung einer Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten gemäß Art. 13 unterscheiden.
Welche Unterlagen sind erforderlich?
Dem Antrag sind die Unterlagen und Informationen beizufügen, die zur Feststellung der Umstände erforderlich sind, von denen die Bestimmung der anwendbaren Sozialversicherungsvorschriften abhängt. Je nach Einzelfall können der Arbeitsvertrag und die dazugehörigen Zusatzvereinbarungen, Unterlagen zur Entsendung, Informationen über die Tätigkeit des Arbeitgebers in Bulgarien, Verträge des Unternehmens mit ausländischen Vertragspartnern sowie Angaben zur ausgeübten Tätigkeit und zu den erzielten Umsätzen in den letzten 12 Monaten erforderlich sein.
Die Nationale Steuerbehörde (NAP) kann zusätzliche Nachweise anfordern, wenn die vorgelegten Unterlagen nicht ausreichen, um die relevanten Sachverhalte festzustellen. Daher kann nicht davon ausgegangen werden, dass für jeden Antrag derselbe verbindliche Dokumentenumfang gilt. Aus praktischer Sicht ist es empfehlenswert, dass der Arbeitgeber im Voraus die Unterlagen vorbereitet, die sowohl seine tatsächliche Geschäftstätigkeit in Bulgarien als auch die Art und den befristeten Charakter der Tätigkeit belegen, die der Arbeitnehmer im Aufnahmeland ausüben wird.
Innerhalb welcher Frist wird die A1-Bescheinigung ausgestellt?
Die Nationale Steuerbehörde (NAP) entscheidet über den Antrag innerhalb der geltenden Verwaltungsfrist. In der Praxis beträgt die Standardfrist für die Ausstellung der Bescheinigung 30 Tage, weshalb der Arbeitgeber die erforderliche Zeit für die Bearbeitung der Unterlagen und die eventuelle Vorlage zusätzlicher Informationen einplanen sollte. Es ist wichtig zu beachten, dass die Einreichung des Antrags keine Garantie für die Ausstellung der A1-Bescheinigung darstellt. Nach Durchführung einer Prüfung kann die zuständige Behörde die Bescheinigung ausstellen oder eine begründete Ablehnung erlassen.
Was geschieht, wenn die bulgarische Steuerbehörde (NAP) die Ausstellung einer A1-Bescheinigung verweigert?
Die Verweigerung der Ausstellung einer A1-Bescheinigung bedeutet nicht automatisch, dass der Arbeitnehmer nicht berechtigt ist, in dem betreffenden Land einer Erwerbstätigkeit nachzugehen. Sie bedeutet vielmehr, dass unter den angegebenen Umständen kein Grund für die Beibehaltung der bulgarischen Sozialversicherungsvorschriften festgestellt wurde. In diesem Fall ist gemäß den allgemeinen Bestimmungen der Verordnung Nr. 883/2004 zu bestimmen, welche Rechtsvorschriften anwendbar sind. Wenn keine Sonderregelung gilt, finden grundsätzlich die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats Anwendung, in dem die Person als Arbeitnehmer tätig ist.
Dies kann zu zusätzlichen Verpflichtungen für den Arbeitgeber im Aufnahmestaat führen, einschließlich der Anmeldung bei den zuständigen Trägern und der Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen gemäß den lokalen Rechtsvorschriften. Die Ablehnungsentscheidung sollte im Hinblick auf die darin dargelegten Gründe und die Möglichkeiten zur Einlegung von Rechtsmitteln im Rahmen der geltenden Verwaltungs- und Gerichtsverfahren geprüft werden.
A1-Bescheinigung bei Beschäftigung in zwei oder mehr Mitgliedstaaten
Es muss unterschieden werden zwischen der vorübergehenden Entsendung eines Arbeitnehmers in ein anderes Land und den Fällen, in denen die Person gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten einer Erwerbstätigkeit nachgeht. Für den letztgenannten Fall gelten die Bestimmungen von Artikel 13 der Verordnung Nr. 883/2004. Die Bestimmung der anwendbaren Rechtsvorschriften hängt von der konkreten Organisation der Arbeitstätigkeit, dem Wohnort der Person, der Art der ausgeübten Tätigkeit und den übrigen anwendbaren Kriterien ab.
Solche Fälle können beispielsweise bei Arbeitnehmern auftreten, die regelmäßig in mehreren Ländern arbeiten, einschließlich bestimmter Formen der grenzüberschreitenden Telearbeit. Aufgrund der Unterschiede zwischen diesen beiden Fällen ist es wichtig, bereits bei der Vorbereitung der Unterlagen festzustellen, ob es sich um eine Entsendung gemäß Artikel 12 oder um die gewöhnliche Ausübung einer Tätigkeit in mehreren Staaten gemäß Artikel 13 der Verordnung Nr. 883/2004 handelt. Je nach Fall ist das entsprechende Formular zu verwenden – OKD-236 oder OKD-237.
Ist bei kurzfristigen Geschäftsreisen ein A1-Zertifikat erforderlich?
Die kurze Dauer der Reise allein reicht nicht aus, um davon auszugehen, dass kein A1-Bescheinigung erforderlich ist. Es sind die Art der ausgeübten Tätigkeit, das Land, in dem sie ausgeübt wird, sowie die für den konkreten Fall geltenden Vorschriften zu berücksichtigen. Bei üblichen Geschäftsreisen, die beispielsweise mit einem Kundentermin, einem Seminar, einer Konferenz oder einer Schulung verbunden sind, liegt möglicherweise keine Entsendung im Sinne von Artikel 12 der Verordnung Nr. 883/2004 vor. Dies bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Vorschriften zur Bestimmung und Bescheinigung der anwendbaren Sozialversicherungsvorschriften keine Anwendung finden. Daher sollten Arbeitgeber vor der Reise prüfen, ob eine A1-Bescheinigung erforderlich ist, anstatt davon auszugehen, dass der kurze Aufenthalt allein sie von den entsprechenden Anforderungen befreit.