In dem heutigen Artikel klären wir auf für welche Unterlagen bzw. Vollmachten in Bulgarien eine notarielle Beglaubigung notwendig ist.
Eine notarielle Beglaubigung ist eine offizielle Bestätigung durch einen Notar, die einem Dokument Beweiswert verschafft. In der Praxis spielt sie eine zentrale Rolle im Umgang mit Behörden und Institutionen.
I. Unterlagen, die vor den Behörden genutzt werden
Am häufigsten benötigt vor staatlichen und kommunalen Behörden sind Vollmachten oder beglaubigte Kopien von Dokumenten. In diesem Zusammenhang ist jedoch zu beachten, dass eine Generalvollmacht trotz ihrer rechtlichen Existenz in der behördlichen und geschäftlichen Praxis oft auf Ablehnung stößt. Aus diesem Grund ist stattdessen eine Vollmacht erforderlich, die sowohl die konkreten Befugnisse der bevollmächtigten Person als auch die spezifischen Institutionen, bei denen sie verwendet werden soll, detailliert benennt.
In bestimmten Fällen sind notariell beglaubigte Kopien von Originaldokumenten erforderlich, beispielsweise bei Bildungsnachweisen, die von einem anderen Land ausgestellt wurden, wenn man sich für eine EU-Blaue Karte bewirbt. Darüber hinaus gibt es auch Situationen, in denen nicht nur Kopien ausreichen. In anderen Fällen sind Originale wie ein Führungszeugnis und eine notariell beglaubigte Erklärung des Eigentümers der Immobilie erforderlich, in der er sich damit einverstanden erklärt, dass die Person unter der Adresse seiner Immobilie gemeldet wird.
II. Beglaubigungen in dem Gesellschaftsrecht
Im Bereich des Gesellschaftsrechts spielen notarielle Beglaubigungen eine wesentliche Rolle, insbesondere im grenzüberschreitenden Rechtsverkehr. So ist es beispielsweise erforderlich, dass Handelsregisterauszüge in notariell beglaubigter Form vorgelegt werden und zusätzlich mit einer Apostille versehen sind, um ihre Echtheit im Ausland nachzuweisen. Darüber hinaus kann es notwendig sein, dass bei der Verwendung übersetzter Dokumente auch die Unterschrift des Übersetzers notariell beglaubigt wird, um die Richtigkeit und Verlässlichkeit der Übersetzung rechtlich abzusichern.
Wenn es in der bulgarischen Gesellschaft Gesellschafter gibt, die juristische Personen aus einem anderen Staat sind, müssen für sie bestimmte Dokumente vorgelegt werden, die das Recht der Personen bestätigen, sie nach ihrem nationalen Recht zu vertreten – eine Bescheinigung über den aktuellen Status der ausländischen Gesellschaftergesellschaft. Da es sich um ein offizielles Dokument handelt, das von einem anderen Staat ausgestellt wurde, muss es mit einem Apostille beglaubigt werden, die bestätigt, dass die Person, die das Dokument ausgestellt hat, gesetzlich berechtigt ist, solche Dokumente auszustellen und/oder zu beglaubigen.
In Bulgarien wenden die Banken die Vorschriften des Gesetzes über Maßnahmen gegen Geldwäsche äußerst streng an und verlangen bei der Eröffnung von Bankkonten für das Gesellschaftskapital sowohl eine Bescheinigung über den aktuellen Stand als auch eine Liste der Gesellschafter der juristischen Person, die Gesellschafterin der bulgarischen Gesellschaft sein wird. Diese Liste muss ebenfalls notariell beglaubigt und anschließend mit einem Apostille versehen werden.
III. Rechtsgeschäfte – Kauf, Verkauf, Schenkung und weitere
Ein besonders häufiger Anwendungsfall für Vollmachten in der Praxis ist die Abwicklung von Immobiliengeschäften. So kommt es beispielsweise häufig vor, dass eine Person eine andere bevollmächtigt, sie beim Kauf oder Verkauf einer Immobilie zu vertreten, insbesondere wenn sie selbst nicht persönlich anwesend sein kann. In solchen Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vollmacht präzise formuliert ist und alle notwendigen Befugnisse im Zusammenhang mit der konkreten Transaktion ausdrücklich umfasst
Wenn ein deutscher Staatsangehörige nicht persönlich in Bulgarien vor einem bulgarischen Notar die erforderliche Vollmacht und die gesetzlich vorgeschriebenen Erklärungen beglaubigen lassen kann, kann dies auch in Deutschland erfolgen. Der Mandant hat zwei Möglichkeiten:
1. Beglaubigung durch einen deutschen Notar vor Ort
Die Dokumente werden vor einem Notar in Deutschland beglaubigt. Es ist wichtig zu beachten, dass die Dokumente zweisprachig (Deutsch und Bulgarisch) ausgefertigt sein müssen, falls der Notar in der bulgarischen Sprache nicht mächtig ist. Nach der Beglaubigung muss ein Apostille auf das Dokument oder auf ein separates Blatt vom zuständigen deutschen Amt angebracht werden. Die Apostille bestätigt, dass die Unterschrift des Notars und seine rechtliche Befugnis authentisch sind. Damit die jeweilige Vollmacht bei uns verwendet werden kann, muss diese beziehungsweise die Apostille von einer offiziellen Übersetzung eines vereidigten Übersetzers begleitet werden, einschließlich notarieller Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers.
2.Beglaubigung über die bulgarische Botschaft
Eine einfachere, aber manchmal zeitaufwändigere und weniger bequeme Möglichkeit ist die Beglaubigung der Dokumente über die bulgarische Botschaft in Deutschland. Konsularische und diplomatische Vertreter können Dokumente beglaubigen, mit Ausnahme von Kaufverträgen für Immobilien – für Vollmachten beispielsweise gibt es jedoch keine Einschränkungen. Unsere Erfahrung zeigt, dass dies mehr Zeit in Anspruch nehmen kann und oft unpraktisch ist, da Reisen aus verschiedenen Teilen Deutschlands zur bulgarischen Botschaft in Berlin erforderlich sind.
IV. Gerichtsunterlagen
Im gerichtlichen Verfahren ist der Kreis der zulässigen Vertreter deutlich enger gefasst, da nicht jede bevollmächtigte Person zur Vertretung der Parteien berechtigt ist, wie dies etwa im notariellen Bereich möglich wäre. Dies ist gesetzlich ausdrücklich geregelt, dass gemäß Art. 32 der bulgarischen Zivilprozessordnung als Vertreter auf Grundlage einer Vollmacht unter anderem Rechtsanwälte, Eltern, Kinder, der Ehegatte, Justitiarinnen oder andere Mitarbeiterinnen mit juristischer Ausbildung in Behörden und Unternehmen sowie weitere gesetzlich vorgesehene Personen auftreten können.
In Anbetracht dessen ist anzumerken, dass in der Praxis der häufigste Fall, in dem ein deutscher Staatsbürger vor einem bulgarischen Gericht vertreten wird, die Beauftragung eines Rechtsanwalts ist. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass gemäß Art. 25 des bulgarischen Rechtsanwaltsgesetzes der Rechtsanwalt auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht handelt. Das bedeutet konkret, dass das Gesetz keine notarielle Beglaubigung der Unterschrift des Vollmachtgebers verlangt, wenn es sich um eine anwaltliche Vollmacht handelt. Allerdings gilt diese Erleichterung nicht uneingeschränkt, denn sie findet keine Anwendung, wenn der Rechtsanwalt im Namen und auf Rechnung seines Mandanten bei einem Rechtsgeschäft tätig wird, für das die notarielle Form gesetzlich vorgeschrieben ist, wie beispielsweise beim Kauf oder Verkauf von Immobilien, Kraftfahrzeugen oder Gesellschaftsanteilen. In solchen Konstellationen greifen vielmehr die allgemeinen Regeln zur notariellen Beglaubigung, unabhängig davon, dass die bevollmächtigte Person ein Rechtsanwalt ist.
Zudem ist zu unterscheiden, dass die anwaltliche Vollmacht in bestimmten Fällen zwar keiner notariellen Beglaubigung bedarf, jedoch zwingend eine ausdrückliche Beschreibung der vorzunehmenden Handlungen enthalten muss. Dies ergibt sich aus Art. 34 Abs. 2 und 3 der bulgarischen Zivilprozessordnung, wonach eine solche ausdrückliche Vollmacht insbesondere erforderlich ist für die Geltendmachung von Ansprüchen im Bereich des Personenstandsrechts, einschließlich Eheklagen, für den Abschluss von Vergleichen, für die Minderung, den Rückzug oder den Verzicht auf eine Klage, für die Anerkennung der Ansprüche der Gegenseite, für die Teilnahme an einem Mediationsverfahren, für den Empfang von Geld oder anderen Werten sowie für Handlungen, die eine Verfügung über den Gegenstand der Klage darstellen.
Dennoch bestehen zur Vermeidung von Missbräuchen gesetzlich geregelte Ausnahmen von diesen Regeln, die in speziellen Materien zusätzliche Anforderungen vorsehen. So bestimmt beispielsweise Art. 338 Abs. 1 Satz 1 des bulgarischen Versicherungsgesetzes, dass eine Zahlung eines Versicherers an einen Nutzer von Versicherungsdienstleistungen über einen Versicherungsvermittler oder eine andere Person nur auf Grundlage einer ausdrücklichen schriftlichen Vollmacht mit notariell beglaubigter Unterschrift für den jeweiligen Versicherungsfall oder die jeweilige Zahlung zulässig ist. Zudem ist erforderlich, dass diese Vollmacht eine Erklärung enthält, wonach der Nutzer von Versicherungsdienstleistungen darüber informiert wurde, dass er das Recht hat, die Zahlung persönlich zu erhalten.
In ähnlicher Weise regelt auch Art. 558 Abs. 6 des Versicherungsgesetzes, dass eine Zahlung des Garantiefonds an eine geschädigte Person über einen Bevollmächtigten ebenfalls nur auf Grundlage einer ausdrücklichen schriftlichen Vollmacht mit notariell beglaubigter Unterschrift in Bezug auf die konkrete Forderung erfolgen darf. Auch hier gilt ergänzend, dass die Vollmacht eine Erklärung enthalten muss, wonach die geschädigte Person darüber informiert wurde, dass sie berechtigt ist, die Zahlung persönlich entgegenzunehmen.
Trotz dieser Auflistung zeigt unsere Erfahrung dass weitere Abweichungen vor bulgarischen Behörden vorkommen können. Eine rechtliche Beratung durch einen Anwalt ist im Zweifelsfall ratsam.