Редовно към нас се обръщат работодатели с въпроси относно издаването на удостоверение А1 при изпращане на работници и служители в други държави от Европейския съюз. Какви са условията за издаването му, какви документи следва да бъдат представени пред Националната агенция за приходите (НАП) и какви са последиците, ако бъде постановен отказ?
За да се отговори на тези въпроси, е необходимо да се разграничат правилата за координация на системите за социална сигурност в рамките на ЕС от националните правила, уреждащи командироването и условията на труд в приемащата държава.
Какво представлява удостоверението А1?
Удостоверението А1 удостоверява кое национално законодателство в областта на социалната сигурност се прилага спрямо дадено лице за определен период. Основната му цел е да установи в коя държава следва да се внасят задължителните социалноосигурителни вноски, когато лицето осъществява трудова дейност в повече от една държава или временно работи извън държавата, в която обичайно е осигурено.
Правилата за определяне на приложимото законодателство са уредени в Регламент (ЕО) № 883/2004 относно координацията на системите за социална сигурност и Регламент (ЕО) № 987/2009, който определя процедурата за прилагането му. Основен принцип на тези регламенти е, че спрямо лицето по правило се прилага законодателството на една държава членка. Целта е да се избегне едновременното подчиняване на няколко осигурителни системи и възникването на двойни осигурителни задължения. Важно е да се има предвид, че удостоверението А1 не представлява разрешение за работа. Издаването му не освобождава работодателя от задължението да спазва приложимите правила относно командироването, трудовото възнаграждение, условията на труд и уведомяването на компетентните органи в приемащата държава.
При какви условия се издава удостоверение А1 при командироване
Основните условия за запазване на осигурителното законодателство на изпращащата държава при временно изпращане на работник или служител в друга държава членка са установени в чл. 12, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 883/2004. Съгласно тази разпоредба лице, което осъществява дейност като заето лице в една държава членка от името на работодател, който обичайно осъществява дейността си там, и което е изпратено от този работодател в друга държава членка, за да извършва работа от негово име, може да продължи да бъде подчинено на законодателството на първата държава, при условие че предвидената продължителност на работата не надвишава 24 месеца и лицето не е изпратено да замества друго командировано лице.
За да бъде приложен този режим, трябва да са изпълнени няколко основни изисквания. Между работодателя и служителя трябва да съществува действително трудово правоотношение, което се запазва през периода на командироването. Работодателят трябва обичайно да осъществява съществена дейност в държавата, от която изпраща служителя, а командироването трябва да бъде временно и да не се извършва с цел заместване на друго командировано лице. Обстоятелството, че дружеството е регистрирано в България, само по себе си не е достатъчно. При преценката се вземат предвид действителната дейност на работодателя, организацията на работата и останалите относими обстоятелства. Регламент № 987/2009 изрично посочва, че следва да се отчита дали работодателят извършва съществена дейност в държавата, в която е установен, извън чисто вътрешни управленски дейности.
Командироване на новоназначени служители
Възможно е удостоверение А1 да бъде издадено и на служител, който е назначен непосредствено преди командироването му в друга държава членка. Съгласно чл. 14, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 987/2009 правилата за командироване могат да се прилагат и за лице, което е наето с цел да бъде изпратено в друга държава членка, при условие че непосредствено преди започване на работата спрямо него вече се е прилагало законодателството на държавата, в която е установен работодателят. Не се изисква лицето да е работило определен минимален период в България. Съдът на ЕС приема, че не е необходимо непосредствено преди назначаването лицето да е било осигурено в България; от значение могат да бъдат и други обстоятелства, например неговото обичайно местоживеене в България.
Следователно самото сключване на трудов договор непосредствено преди командироването не е достатъчно, но и не е необходимо лицето предварително да е работило определен период за българския работодател. Необходимо е да се преценят конкретните обстоятелства, за да се установи дали към релевантния момент лицето е било подчинено на българското законодателство.
Как се подава искането за издаване на удостоверение А1?
При командироване на заето лице се подава ОКД-236, който представлява искане за издаване на удостоверение А1 и едновременно с това уведомление до компетентната институция по чл. 15 от Регламент № 987/2009. При лице, което обичайно осъществява дейност като заето лице в две или повече държави членки, се използва ОКД-237, съответстващ на процедурата по чл. 16 от Регламент № 987/2009. Документите могат да бъдат подадени по електронен път чрез електронните услуги на НАП, с квалифициран електронен подпис, чрез Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ), както и на хартиен носител по установения ред. При попълването на формуляра е важно правилно да се определи приложимата хипотеза, тъй като правилата при временно командироване по чл. 12 се различават от тези при обичайно извършване на дейност в две или повече държави членки по чл. 13.
Какви документи са необходими?
Към искането се представят документите и информацията, необходими за установяване на обстоятелствата, от които зависи определянето на приложимото осигурително законодателство. В зависимост от конкретния случай могат да бъдат необходими трудовият договор и допълнителните споразумения към него, документите относно командироването, информация за дейността на работодателя в България, договори на дружеството с чуждестранни контрагенти, както и данни за осъществяваната дейност и реализираните обороти през последните 12 месеца.
НАП може да изиска допълнителни доказателства, когато представените документи не са достатъчни за установяване на релевантните факти. Поради това не може да се приеме, че за всяко искане е приложим един и същ задължителен набор от документи. От практическа гледна точка е препоръчително работодателят предварително да подготви документите, които доказват както реалната му дейност в България, така и характера и временния характер на работата, която служителят ще извършва в приемащата държава.
В какъв срок се издава удостоверението А1?
По искането НАП се произнася в рамките на приложимия административен срок. На практика стандартният срок за издаване на удостоверението е 30 дни, поради което работодателят следва да предвиди необходимото време за обработване на документите и за евентуално представяне на допълнителна информация. Важно е да се има предвид, че подаването на искането не гарантира издаването на А1. След извършване на проверка компетентният орган може да издаде удостоверението или да постанови мотивиран отказ.
Какво се случва, ако НАП откаже да издаде удостоверение А1?
Отказът за издаване на удостоверение А1 не означава автоматично, че служителят няма право да извършва трудова дейност в съответната държава. Той означава, че не е установено основание за запазване на българското осигурително законодателство при заявените обстоятелства. В такъв случай следва да се определи кое законодателство е приложимо съгласно общите правила на Регламент № 883/2004. Когато не е приложимо специално правило, по принцип се прилага законодателството на държавата членка, в която лицето осъществява дейност като заето лице. Това може да доведе до допълнителни задължения за работодателя в приемащата държава, включително регистрация пред компетентните институции и внасяне на социалноосигурителни вноски съгласно местното законодателство. Решението за отказ следва да бъде разгледано с оглед на изложените в него мотиви и възможностите за обжалване по приложимия административен и съдебен ред.
Удостоверение А1 при работа в две или повече държави членки
Необходимо е да се прави разграничение между временното командироване на служител в друга държава и случаите, при които лицето обичайно извършва трудова дейност в две или повече държави членки. За последната хипотеза се прилагат правилата на чл. 13 от Регламент № 883/2004. Определянето на приложимото законодателство зависи от конкретната организация на трудовата дейност, местопребиваването на лицето, характера на извършваната работа и останалите приложими критерии.
Такива случаи могат да възникнат например при служители, които редовно работят в няколко държави, включително при определени форми на трансгранична дистанционна работа.
Поради различията между двете хипотези е важно още при подготовката на документите да се установи дали става въпрос за командироване по чл. 12 или за обичайно извършване на дейност в няколко държави по чл. 13 от Регламент № 883/2004. В зависимост от случая се използва съответният формуляр – ОКД-236 или ОКД-237.
Необходимо ли е удостоверение А1 при краткосрочни бизнес пътувания?
Кратката продължителност на пътуването сама по себе си не е достатъчна, за да се приеме, че удостоверение А1 не е необходимо. Следва да се преценят характерът на извършваната дейност, държавата, в която тя се осъществява, и приложимите правила за конкретната ситуация. При обичайни бизнес пътувания, свързани например със среща с клиент, семинар, конференция или обучение, може да не е налице командироване по чл. 12 от Регламент № 883/2004. Това обаче не означава автоматично, че не се прилагат правилата за определяне и удостоверяване на приложимото осигурително законодателство. Ето защо работодателите следва да преценяват необходимостта от удостоверение А1 преди пътуването, вместо да приемат, че краткият престой сам по себе си ги освобождава от съответните изисквания.
Във връзка с тази статия искаме да Ви обърнем внимание на следното:
- Ние като адвокатско-счетоводна кантора не издаваме Удостоверение А1. Това е единствено в сферата на компетентност на Националната Агенция по Приходите.
- Ние не консултираме по въпроси за условия, начини и необходими документи на издаване на Удостоверение А1. Умоляваме Ви по този въпрос да се обръщате директно към Националната Агенция по Приходите.
- Ние не представляваме клиенти пред НАП в рамките на процедура за издаване на Удостоверение А1. Всяко заинтересовано лице може само да подаде заявление за издаване на Удостоверение А1 и да го получи, ако отговаря на условията.